Tarjouslaskenta on yksi kriittisimmistä vaiheista maa-ainesten kuljetuksessa. Silti monissa yrityksissä se tehdään edelleen käsin, useissa eri järjestelmissä tai Excel-pohjissa. Kun tarjouslaskenta ei ole automatisoitu, hinnoittelu hajaantuu eri paikkoihin. Monttuhinnat ovat yhdessä kansiossa, rahtikertoimet toisessa, omat laskentapohjat Excelissä ja tilaushistoria kirjanpitäjällä.

Piha- ja viherrakentajan työpäivä ei lopu työmaan portilla. Kun koneet pysähtyvät ja lapio nojaa seinään, alkaa usein se kaikkein turhauttavin vaihe: manuaalinen laskutus. Tuntikirjaukset WhatsAppissa, kuitit auton hanskalokerossa ja materiaalit muistilapulla  – kokonaisuudesta muodostuu helposti sekava vyyhti, jonka selvittäminen vie illat ja viikonloput.

Maanrakennusalalla työpäivät venyvät, aikataulut elävät ja työmaat vaihtuvat nopeammin kuin tietoja ehtii kirjata ylös. Silti palkat, laskutus ja raportointi pitäisi saada oikein – ja mielellään ajoissa. Moni urakoitsija kuvaa tuttua arkea: tunnit kirjataan ruutupaperin nurkkaan, WhatsApp-viesteihin tai sähköpostilla, ja toimistolla joku yrittää myöhemmin selvittää, “tuliko kaikki merkattua” 

Rakennustyömailla on puhuttu jo pitkään siitä, että dokumentointivaatimukset kiristyvät. Nyt se on varmaa: MVR-raportointi on tulossa pakolliseksi yhä useammille työmaille. Monelle maanrakentajalle tämä tuntuu vähintäänkin yhdeltä hommalta liikaa. Työmaalla on jo kiire, työmiehet vaihtavat kohteita lennosta ja MVR mittauksia ei keretä tekemään. Silti viranomaiset ja asiakkaat odottavat, että turvallisuusasioita seurataan tarkasti ja dokumentaatio on kunnossa – oli aikaa tai ei.

Maanrakennuksessa työt tehdään siellä missä koneet liikkuu – ei toimistolla. Kun kaivinkone käy ja työmaa elää ja tarvitsee järjestelyä ja ratkaisujen miettimistä, jää hallinnollinen puoli usein vähemmälle. Työt ja tunnit kirjataan muistiin miten sattuu, laskutusaineisto kasataan iltaisin “jos ehtii” ja jälkilaskenta tehdään ”joskus syksymmällä” Excelissä.

Viherrakentajan arki on usein kaikkea muuta kuin suoraviivaista. Työmaat vaihtuvat, kuvat ja tuntitiedot kulkevat puhelimissa, WhatsApp-viesteissä ja Excel-taulukoissa, ja välillä on vaikea hahmottaa, mitä milläkin työmaalla on oikeasti tehty.

Juuri tähän ongelmaan Maatopin työmaapäiväkirja on rakennettu – kokoamaan kaikki työmaan tiedot yhteen paikkaan, selkeästi ja turvallisesti.

Manuaalinen laskutus vie tällä hetkellä monessa yrityksessä valtavasti aikaa. Usein kuormakirjat, tunnit ja määrät kirjataan ensin vihkoon, sitten tehdään yhteenlasku Excelissä tai laskimella ja lopulta näpytellään rivit laskutukseen . Maatop poistaa tämän työn kokonaan automaattisella laskujen ja laskuliitteiden luomisella.

Monen maa-aineskuljettajan tai maanrakentajan arki on yhä käsin kirjoitettujen tuntilappujen, vihkojen ja paperisten kuormakirjojen täyttämistä. Paperinen kirjaaminen on hidasta ja virhealtista. Kun laskut, kuormat ja tunnit kirjataan erikseen, yrittäjä viettää illat toimistolla eikä tien päällä, missä arvo oikeasti syntyy.

Moni maanrakennusyrittäjä tietää tunteen, kun työmaa on valmis, mutta ei ole varmuutta, paljonko työhön oikeasti kului aikaa ja rahaa. Laskut lähtevät joskus viiveellä, tunnit tulevat WhatsAppilla tai paperilapulla ja jälkilaskenta tehdään Excelissä “sitten kun ehtii”. Tämä on tuttu tilanne – kannattavuuden seuranta on fiiliksen varassa, ei tiedon.

Viherrakentajan arjessa aikataulut kiristyvät, työmaat vaihtuvat ja työtunnit pyörivät eri työmailla. Mutta mitä tapahtuu, kun laskutus ja tuntikirjaukset eivät ole samassa järjestelmässä?