Asiakkaat reklamoivat sekavia laskuja? Näin liitteet ovat aina kunnossa.
Lasku on lähtenyt, ja puhelin soi. Asiakas kysyy, mistä tässä oikein laskutetaan. Erittelyssä on rivi "maanrakennustyöt" ja summa, mutta ei sitä, mitä työmaalla päivä päivältä oikeasti tehtiin. Nyt kaivetaan samat laput uudelleen esiin ja todistellaan jälkikäteen jotain, minkä olisi pitänyt näkyä laskusta suoraan.
Tuttu tilanne. Lähes aina se kertoo samasta asiasta: hinnnasta ei ole napisemista, vaan asiakas ei yksinkertaisesti näe laskulta suoraan mistä maksaa.
Reklamaatio ei yleensä koske hintaa
Tässä on tärkeä pointti, koska asiakas ei useimmiten väitä, että työ olisi tehty huonosti tai että se maksaisi liikaa. Asiakas tarkoittaa, ettei hän pysty tarkistamaan, onko lasku oikein.
Kun erittely on ympäripyöreä (yksi rivi, yksi summa), asiakas jää arvailemaan, ja soittaa siitä. Ei hän lähtökohtaisesti oleta sinun huijaavan mitenkään, mutta asiakkaan on itse pystyttävä perustelemaan kulu omalle kirjanpidolleen tai omalle tilaajalleen. Sekava lasku pakottaa hänet tekemään sinun työsi uudelleen.
Sama urakka, sama laatu kentällä, mutta epäselvä erittely saa sen näyttämään harrastelijamaiselta. Lasku on usein ainoa asiakirja, jonka asiakas oikeasti lukee ajatuksella. Se on firman käyntikortti, vaikka kentällä homma olisi hoidettu moitteettomasti.
Sekava lasku maksaa rahaa
Reklamaatio maksaa kolmessa paikkaa:
Raha seisoo: Riitautettu lasku ei mene maksuun ennen kuin asia on selvitetty. Jokainen epäselvä erittely on päiviä, joskus viikkoja, joina jo tehty työ makaa maksamattomana, ja se on suoraan pois omasta kassasta juuri silloin kun palkat ja polttoaine on hoidettava ajallaan.
Aikaa palaa: Selvittely tarkoittaa, että samat työmaan tapahtumat kaivetaan uudelleen esiin, kootaan kasaan ja perustellaan jälkikäteen. Tehdään toiseen kertaan työ, joka olisi pitänyt tehdä kerralla oikein.
Firman imago rapautuu: Muutama sekava lasku, ja asiakkaalle jää mielikuva, että tässä firmassa asiat ovat vähän sinne päin. Se mielikuva vaikuttaa seuraavaan tarjouskilpailuun, vaikka työ kentällä olisi ollut priimaa.
Mitä hyvässä liitteessä on
Selkeä työmaaerittely vastaa asiakkaan kysymykseen ennen kuin hän ehtii sitä esittää. Käytännössä siinä näkyy yleensä:
Päivät ja tehty työ: mitä milläkin päivällä tehtiin, ei vain kuukauden könttäsumma.
Tunnit ja kalusto: kuka teki, millä koneella, kuinka kauan.
Kuormat ja materiaalit: mitä kuljetettiin, mitä tonni materiaalia maksoi, työmaakohtaisesti.
Kun nämä ovat laskun liitteenä tai riveinä valmiina, asiakkaalla ei ole mitään kysyttävää. Hän näkee yhdellä silmäyksellä mistä maksaa, hyväksyy laskun ja maksaa ajallaan.
Kun liite syntyy itsestään, ei jälkikäteen
Tuohon kiteytyy Maatopin hyödyt laskutuksessa: selkeää erittely kentältä toimistolle ja laskutukseen kerralla, ei muistinvaraisesti jälkijunassa. Laskun pitää syntyä samasta tiedosta, joka kirjataan kentällä silloin kun työ tehdään.
Kun kuski kuittaa tunnit, kuormat ja kuvat puhelimella suoraan oikealle työmaalle, kaikki tallentuu heti oikean projektin alle. Kun lasku sitten tehdään, erittely ja liitteet ovat jo valmiina ilman erillistä kokoamista ja tulkintaa käsialoista. Toimistovastaava ei rakenna liitettä käsin, koska se on syntynyt itsestään matkan varrella.
Lopputuloksena llaskut menevät läpi kerralla. Reklamaatiot vähenevät, koska ei ole mitään epäselvää. Maksut tulevat ajallaan, koska asiakkaan ei tarvitse jäädä odottamaan selvitystä. Ja loppupeleissä jokainen selkeä, ammattimainen lasku myy hiljaa seuraavan urakan.
Lasku, joka ei synnytä yhtään soittoa
Paras erittely on sellainen, josta asiakas ei koskaan soita. Hän avaa laskun, näkee heti mistä maksaa, ja hyväksyy sen. Kentällä hommat toimivat jo, joten anna myös laskun näyttää siltä.
Reklamoidaanko teilläkin laskuja liian usein? Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miltä teidän erittelynne tällä hetkellä näyttää asiakkaan silmin, ja miten sen saa kuntoon.
Maatop: Vähemmän laskuttamatonta työtä - enemmän aikaa työmaihin
#maanrakennus #infra #kuljetusala #urakointi #maanrakentaja #yrittäjyys #toiminnanohjaus #työmaa #laskutus #tuntikirjaus
