Toimiston Selviytyjän viikko: Näin paperilappurumba loppuu
Työpäivä konttorilla. Kahvi on kaadettu ja toimiston pöydällä on kasa: kaksi kuormakirjaa, joista toinen on ollut hytin lattialla sateisen päivän, vaakalappuja kolmelta eri työmaalta, ja tuntilista, jonka viimeisestä rivistä ei saa selvää oli siinä nyt 7 vai 9 tuntia. Teki toimistotyöt sitten yrittäjä itse tai toimistovastaava siisteissä sisätöissä konttorilla, kuvattu tilanne ei ole herkullinen.
Toimistovastaava on maanrakennusfirman aliarvostetuin lenkki. Kentällä koneet painaa ja kuskit hoitaa hommansa, mutta kaikki se epämääräinen dokumenttimateriaali, jonka nämä jättävät jälkeensä, kasautuu yhdelle pöydälle. Ja se on se pöytä, josta lähtee laskut, palkat ja tiedot tilitoimistolle. Jos se ei pelaa, ei pelaa mikään muukaan.
Se viikko, jonka jokainen toimistovastaava tunnistaa
Alkuviikko menee metsästykseen. Soitetaan kuskille ja kysytään sitä yhtä kuormakirjaa, jota ei löydy mistään. Kuski on työmaalla, ei muista, katsoo illalla. Sillä välin yhden työmaan aineisto on vajaa, eikä sitä voi laskuttaa.
Keskiviikkona alkaa se varsinainen rumba. Sama tieto syötetään käsin paperilta Exceliin. Sieltä laskutusohjelmaan. Ja erikseen vielä palkanlaskentaa varten, koska ne eivät puhu keskenään. Yksi tunti kolmeen paikkaan. Jokainen näppäily on paikka, jossa numero voi vahingossa vaihtua, ja se huomataan vasta kun asiakas soittaa.
Torstaina soittaakin. Asiakas kyseenalaistaa laskun, koska erittelystä ei selviä mitä siellä työmaalla oikeasti tehtiin. Liite on sekava, päivät ei täsmää muistikuviin. Sitten kaivetaan samat laput uudelleen esiin ja todistellaan jälkikäteen jotain, mikä olisi pitänyt näkyä laskusta suoraan.
Ja perjantaina kuskit soittelee palkoista.
Mitä paperilappurumba oikeasti maksaa
Tässä ei ole kyse siitä, että kukaan tekisi työnsä huonosti. Päinvastoin, se että laskut ylipäätään lähtevät, on toimistovastaavan ansiota.
Mutta hinta maksetaan kolmessa paikassa. Aikaa palaa työhön, joka ei tuota mitään: sama tieto naputellaan kolmeen kertaan. Virheet ovat väistämättömiä, kun välissä on käsiala ja kolme käsin tehtyä siirtoa. Ja kolmanneksi (tämä unohtuu useimmin): sekava lasku antaa asiakkaalle löysän kuvan koko firmasta. Sama urakka, sama laatu kentällä, mutta epäselvä erittely saa sen näyttämään harrastelijamaiselta. Reklamaatio ei yleensä koske työn hintaa vaan sitä, ettei asiakas ymmärrä mistä maksaa.
Kun tieto virtaa kentältä suoraan eteenpäin
Korjaus ei ole nopeampi Excel tai parempi mappijärjestelmä. Se on se, että tietoa ei siirretä käsin ollenkaan.
Kun kuski kuittaa tunnit, kuormat ja kuvat puhelimella suoraan oikealle työmaalle, tieto on kirjattu kerran: siellä missä työ tehtiin. Sen jälkeen se kulkee itsestään laskutukseen ja palkanlaskentaan. Toimistopöydälle ei tule enää lappukasaa tulkittavaksi, koska mitään ei ole paperilla.
Käytännössä viikko muuttuu Maatopin avulla näin:
Metsästys loppuu. Kuormakirjat ja tunnit ovat järjestelmässä samana päivänä, ei kahden viikon päästä hytin lattialta.
Samaa tietoa ei syötetä kahteen paikkaan. Yksi kirjaus kentällä riittää: laskutus ja palkanlaskenta saavat sen automaattisesti.
Laskun liitteet ovat valmiina. Asiakas saa selkeän työmaaerittelyn, jossa näkyy päivät, tunnit, kuormat ja kuvat. Reklamaatiot loppuvat, koska ei ole mitään epäselvää.
Palkanlaskenta ilman soittelua. Tunnit tarkistetaan ja hyväksytään järjestelmässä, ja tiedot siirtyvät tilitoimistolle sellaisenaan.
Maanantaiaamu ilman lappukasaa
Työviikko toimistolla voi näyttää toiseltakin. Maanantaina aineisto on jo valmiina, laskut lähtevät ilman salapoliisityötä, ja kun asiakas soittaa, se on yleensä uuden urakan takia.
Kentällä hommat vetävät jo. Sama pitäisi päteä toimistossa.
Tunnistatko tästä oman viikkosi? Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä läpi mihin sinun aikasi tällä hetkellä oikeasti menee, ja mitä siitä jäisi jäljelle.
Maatop: Vähemmän laskuttamatonta työtä - enemmän aikaa työmaihin
#maanrakennus #infra #kuljetusala #urakointi #maanrakentaja #yrittäjyys #toiminnanohjaus #työmaa #laskutus #tuntikirjaus
