Sähköiset siirtoasiakirjat – näin maa-aineskuljettaja pääsee eroon paperisodasta

Jätteen siirtoasiakirjat ovat lakisääteinen osa maa-ainesten, lietteen ja muiden jätteiden kuljetusta. Ne varmistavat kuljetusketjun läpinäkyvyyden ja dokumentoivat, mitä on kuljetettu, mistä ja minne. Vaikka velvoite on selkeä, itse prosessi on monessa yrityksessä edelleen paperinen ja manuaalinen.

Kuljettajat kuvaavat nykyistä toimintaa näin:

“Jätteen siirtoasiakirja… ihan paperilla menty vielä.”

Paperiset siirtoasiakirjat ovat kuitenkin kaukana ihanteesta. Ne voivat kadota, likaantua, unohtua autoon tai jäädä täyttämättä kiireen keskellä. Ja silloin ongelmat kasautuvat – sekä kuljettajalle että toimistolle.

Siirtoasiakirjat paperilla

1. Paperit hukkuvat ja likaantuvat

Maa-ainesten ja lietteen kuljetus ei ole toimistotyötä – dokumentit eivät pysy puhtaina tai tallessa.
Paperiset laput voivat helposti jäädä kuormien väliin tai joutua hukkaan, jolloin tietojen uudelleenkirjaus vie aikaa.

2. Tiedot eivät tallennu automaattisesti

Kun siirtoasiakirjat ovat paperilla, niiden tiedot pitää siirtää käsin vastaanottopisteen järjestelmään ja arkistointiin. Tämä altistaa virheille ja vie toimiston aikaa.

3. Vastaanottaja ja kuljettaja eivät aina täytä tietoja samalla tavalla

Puuttuvat allekirjoitukset, epäselvät merkinnät, väärät määrät – kaikki nämä ovat arkipäivää, kun tiedot kirjataan käsin.

4. Lainsäädännön vaatimukset kiristyvät

Siirtoasiakirjan on oltava mukana kuljetuksessa ja tallennettuna vähintään kolmeksi vuodeksi. Paperinen mappi ei täytä nykypäivän tehokkuusvaatimuksia.

Miten Maatop ratkaisee siirtoasiakirjojen haasteen?

Maa-aineskuljettajat ja yrittäjät kaipaavat juuri tätä:

“Tarvitaan sähköinen järjestelmä siirtoasiakirjojen hoitamiseen.”

Maatop tuo tähän ratkaisun, joka on suunniteltu hektiseen kenttätyöhön:

1. Siirtoasiakirja syntyy automaattisesti yhdellä napilla

Kuljettaja voi luoda sähköisen siirtoasiakirjan suoraan mobiilissa:

• kuorman tiedot

• lastaus- ja purkupaikka

• materiaalin laatu

• määrä (m³ tai tonnit)

• kuljettaja ja kuljetusyritys

Kaikki tulee valmiiksi yhdestä näkymästä ilman ylimääräistä kirjoittamista.

2. Allekirjoitukset digitaalisesti – kuski ja vastaanottaja

Kuljettajan ja vastaanottajan allekirjoitukset tehdään suoraan puhelimella tai sähköisellä allekirjoituksella.
Ei paperia, ei kynää, ei kadonneita tositteita.

3. Automaattinen tallennus ja arkistointi

Kun siirtoasiakirja on luotu:

• se tallentuu automaattisesti järjestelmään

• sitä ei voi kadottaa

• se on löydettävissä milloin tahansa

• se on valmiina raportointiin ja viranomaiskäyttöön

4. Tiedot siirtyvät suoraan laskutukseen

Keikan taustatiedot Maatopissa täydentävät siirtoasiakirjan muut tiedot – kuormat, jätelajikkeen ja määrät – jolloin asiakirjanluonti on nopeaa ja virheet vähenevät.

5. Valmis rajapinta siirtorekisteriin

Yritykset haluavat, että tiedot voidaan lähettää järjestelmistä eteenpäin automaattisesti.
Maatop mahdollistaa tämän: Siirtoasiakirja lähetetään sähköisesti suoraan viranomaisrekisteriin.

“Siirtoasiakirja sisältää Low-koodit ja allekirjoitukset… tiedot tallennetaan ja lähetetään siirtorekisteriin. "

Hyödyt käytännössä

Kuljettajalle

• ei enää paperilappujen pyörittelyä

• tiedot täytetään selkeästi ja nopeasti

• allekirjoitus hoituu mobiilissa heti kuorman ajossa

Toimistolle

• siirtoasiakirjat eivät enää puutu

• tiedot ovat aina yhdenmukaisia

• lomakkeiden täyttäminen nopeutuu, koska kaikki tiedot ovat valmiina

Yrityksen johdolle

• varmuus lainsäädännön täyttymisestä

• parempi dokumentaatio reklamaatiotilanteisiin

• kaikki siirtoasiakirjat yhdessä järjestelmässä

Yhteenveto

Siirtoasiakirjat ovat pakollisia – mutta niiden ei tarvitse olla vaivalloisia.

Kun prosessi digitalisoidaan, yritys säästää aikaa, vähentää virheitä ja parantaa läpinäkyvyyttä. Maatop tarjoaa juuri sen, mitä maa-aineskuljettajat kuvaavat tarvitsevansa:
yksinkertaisen ja luotettavan tavan hoitaa siirtoasiakirjat suoraan kentältä, ilman paperia ja ilman stressiä.