Kuvat ja dokumentit hukassa? Näin saat kaiken talteen automaattisesti
Työmailla otetaan kuvia jatkuvasti – kuormista, maanleikkauksista, lumenajosta, salaojista, pohjatöistä, vastaanottomaksuista ja työvaiheista. Mutta liian usein kuvat päätyvät kuskin puhelimeen, unohtuvat keskustelujen joukkoon tai jäävät kokonaan ottamatta. Kun myöhemmin tulee kysymys siitä, mitä työmaalla on tehty ja milloin, selvittely vie aikaa ja aiheuttaa turhaa stressiä.
“Kuvat otetaan puhelimella ja säilytetään siellä.”
“Jos joku kysyy, niin sitten aletaan hakemaan niitä.”
“Olisi hyvä, jos ne kuvat olisi tallessa, jos myöhemmin tulee kyselyjä miten työ on tehty."
Kun kuvat ovat hajallaan puhelimissa ja käyttöjärjestelmissä, ne eivät palvele projektin läpinäkyvyyttä, laatuvaatimuksia tai reklamaatiotilanteiden selvitystä. Pahimmillaan yritys joutuu korvaamaan työtä, joka on oikeasti tehty oikein – mutta koska dokumentaatiota ei löydy, totuutta on vaikea todistaa.
Työmaan dokumentointi ei ole hallittua
1. Kuvat jäävät kuljettajan puhelimeen
Puhelimet täyttyvät nopeasti kuvista, jotka eivät koskaan päädy laskutukseen, raportteihin tai työmaan arkistoon.
2. Dokumentit eivät ole yhdessä paikassa
Osa kuvista puhelimessa, osa WhatsAppissa, osa sähköposteissa – ja osa vain muistissa.
3. Löytäminen vie aikaa ja aiheuttaa virheitä
Kun toimisto tai asiakas kysyy tarkennuksia, kuvien etsimiseen voi mennä tunteja.
Puuttuva kuva voi johtaa väärinkäsityksiin tai reklamaatioihin.
4. Dokumentoinnin puute altistaa riidoille ja lisäkustannuksille
Ilman kuvia ei pystytä todistamaan työnlaatua:
“Olisi hyvä ottaa valokuvia työmailta… jos myöhemmin kysytään miten työ on tehty.”
Kun näyttöä ei ole, asia jää tulkinnan varaan.
Kaikki kuvat ja dokumentit automaattisesti oikeaan paikkaan
Työmaiden dokumentointi ei saisi olla ylimääräinen työ – sen pitäisi tapahtua luonnollisesti osana päivittäistä tekemistä. Maatop ratkaisee haasteen tuomalla dokumentoinnin suoraan kentälle.
1. Kuvat liitetään suoraan työtehtävään tai kuormaan
Kuljettaja ottaa kuvan mobiilisovelluksella → kuva tallentuu automaattisesti:
Oikealle työmaalle
Oikealle keikalle
Oikeaan raporttiin
Ei mappeja, ei erillisiä kansioita, ei unohtuneita kuvia.
2. Kaikki dokumentaatio yhdessä paikassa
Kuvat, raportit, kuormakirjat, työajat ja materiaalit tallentuvat samaan järjestelmään, josta ne ovat:
Helposti löydettävissä
Selkeästi järjestetty
Aina toimitettavissa asiakkaalle tai viranomaisille
3. Kuvat mukana laskulla ja raportoinnissa
Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa – ja enemmän kuin tuhat selvitystä jälkikäteen.
Laskun liitteenä olevat kuvat vähentävät reklamaatioita merkittävästi.
4. Läpinäkyvyys ja jäljitettävyys paranevat
Yrityksen ei tarvitse enää arvailla, mitä työmaalla tapahtui.
Kaikki on dokumentoituna hetkessä.
Hyödyt käytännössä
Urakoitsijalle ja kuljettajalle
Helppo ja nopea kuvaaminen
Ei tarvetta muistaa, minne kuvat tallentuivat
Ei puhelimen kuvaviidakkoa
Toimistolle
Kaikki kuvat löytyvät sekunneissa
Vähemmän puheluita ja selvittelyä
Helpompi laskuttaa ja todentaa tehdyt työt
Yrityksen johdolle
Parempi laatu- ja riskihallinta
Vähemmän reklamaatioita
Vahvempi dokumentointi urakoiden ja sopimusten tueksi
Yhteenveto
Työmaiden dokumentoinnin ei pitäisi olla arvailua ja puhelinten selaamista.
Kun kuvat ja dokumentit ovat hajallaan, ne eivät palvele yritystä – mutta kun ne ovat yhdessä järjestelmässä, ne tuovat selkeyttä, turvaa ja tehokkuutta.
Maatop ratkaisee ongelman tekemällä dokumentoinnista:
Helppoa urakoitsijoille ja kuljettajille
Löydettävää toimistolle
Arvokasta yritykselle
Tuloksena on läpinäkyvä, hallittu ja moderni tapa dokumentoida työmaat – ilman paperia ja ilman stressiä.
