Tunnit yhdessä sovelluksessa, laskutus toisessa ja kirjanpito kolmannessa. Kuitit autossa, kuvat puhelimessa ja jälkilaskenta Excelissä. Jokainen ohjelma tekee oman osansa, mutta mikään niistä ei kerro, miten työmaa oikeasti menee.
Kolme erillistä järjestelmää ei ole kolme kertaa parempi. Se on kolme kertaa sama tieto käsin.
Lyhyesti: Maanrakennusyrityksen toiminnanohjausjärjestelmän pitää toimia ensisijaisesti kentällä: kuskin pitää pystyä kirjaamaan tunnit, kuormat ja lisätyöt puhelimella muutamalla painalluksella.
Lisäksi järjestelmän pitää koota tunnit, laskutus, jälkilaskenta ja dokumentointi yhteen paikkaan ja siirtää tiedot taloushallintoon ilman tuplasyöttöä. Hyvä järjestelmä on tehty alan tarpeisiin, siinä ei makseta turhista ominaisuuksista, ja käyttöönotto onnistuu työn ohessa ilman IT-projektia.
Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä maanrakennusyrityksessä?
Toiminnanohjausjärjestelmä on ohjelmisto, joka kokoaa yrityksen operatiivisen tekemisen ja hallinnon yhteen paikkaan. Maanrakennuksessa se tarkoittaa, että kentän kirjaukset (tunnit, konetunnit, kuormat, lisätyöt, kuvat) kulkevat samassa järjestelmässä kuin toimiston tehtävät (laskutus, palkka-aineisto, jälkilaskenta, raportit tilaajalle).
Vaihtoehtoja on karkeasti kolme:
Yleinen, raskas toiminnanohjausjärjestelmä
Vahvuus: Laaja ja muokattava
Heikkous maanrakennusalalla: Tehty yleiseen käyttöön tai talonrakentamiseen. Käyttöönotto on pitkä ja vaatii IT-osaamista, ja ominaisuuksia on enemmän kuin tarvitaan.
Erilliset pisteratkaisut (tuntisovellus, laskutusohjelma, GPS-seuranta)
Vahvuus: Halpa aloittaa yksi kerrallaan
Heikkous maanrakennusalalla: Tieto ei liiku järjestelmästä toiseen, ja sama asia syötetään käsin moneen paikkaan.
Maanrakennukseen tehty kokonaisratkaisu
Vahvuus: Kenttä ja toimisto samassa, räätälöity alan tarpeisiin, usein nopea ja halpa käyttöönotto urakoiden ohessa.
Heikkous maanrakennusalalla: Kannattaa varmistaa, että se kattaa juuri teidän työnne, esimerkiksi kuormat, urakat ja aliurakoitsijat.
Miksi monta erillistä järjestelmää tulee kalliiksi?
Tieto on hajallaan. Kun tunnit, laskutus, dokumentointi ja kirjanpito ovat eri ohjelmissa, mikään niistä ei näytä kokonaiskuvaa. Aikaa kuluu ja virheitä syntyy.
Sama tieto syötetään moneen kertaan. Tunnit siirretään tuntisovelluksesta laskulle ja vielä palkanlaskentaan. Jokainen siirto on paikka virheelle.
Ostot ja kuitit kohdistetaan käsin. Kun ostot eivät kulje samassa järjestelmässä kuin työmaat, kuitit kohdistetaan jälkikäteen.
Kannattavuus ei näy. Kun työmaan kustannukset ovat eri paikoissa, kustannuspäätökset tehdään arvaamalla.
Miksi liian monimutkainen järjestelmä on yhtä huono?
Ratkaisu ei ole se, että ostetaan järjestelmä, jossa on kaikki mahdollinen. Liian monimutkainen järjestelmä syö aikaa ja rahaa yhtä varmasti kuin hajanaiset ohjelmat.
Liikaa klikkauksia. Jos kirjaamiseen tarvitaan monta näkymää ja kymmenen painallusta, kentällä sitä ei tehdä. Silloin dokumentointi jää vajaaksi ja tunnit epäselviksi.
Turhia ominaisuuksia, joista maksetaan. Moni yritys maksaa ominaisuuksista, joita se ei koskaan käytä.
Kuski ratkaisee. Jos sovellus tuntuu kentällä vaikealta, käyttö loppuu heti. Silloin hyvä järjestelmäkään ei auta toimistoa.
Miksi liian monimutkainen järjestelmä on yhtä huono?
Ratkaisu ei ole se, että ostetaan järjestelmä, jossa on kaikki mahdollinen. Liian monimutkainen järjestelmä syö aikaa ja rahaa yhtä varmasti kuin hajanaiset ohjelmat.
Liikaa klikkauksia. Jos kirjaamiseen tarvitaan monta näkymää ja kymmenen painallusta, kentällä sitä ei tehdä. Silloin dokumentointi jää vajaaksi ja tunnit epäselviksi.
Turhia ominaisuuksia, joista maksetaan. Moni yritys maksaa ominaisuuksista, joita se ei koskaan käytä.
Kuski ratkaisee. Jos sovellus tuntuu kentällä vaikealta, käyttö loppuu heti. Silloin hyvä järjestelmäkään ei auta toimistoa.
Mitä maanrakennuksen toiminnanohjausjärjestelmältä kannattaa vaatia?
1. Se toimii kentällä
Tunnit, konetunnit, kuormat, lisätyöt ja kuvat kirjataan puhelimella muutamalla painalluksella. Testaa tämä kuskin kanssa ennen päätöstä, ei vain toimistolla.
2. Kenttä ja toimisto ovat samassa järjestelmässä
Kentän kirjaukset muuttuvat suoraan laskuriveiksi, palkka-aineistoksi ja jälkilaskennaksi. Mitään ei syötetä käsin toiseen kertaan.
3. Tiedot siirtyvät taloushallintoon
Järjestelmän pitää siirtää asiakkaat, tuotteet, laskut ja ostolaskut taloushallintoon ilman tuplasyöttöä, mieluiten molempiin suuntiin. Silloin kirjanpitäjä saa kaiken valmiina.
4. Se on tehty alan töihin
Maanrakennuksessa tarvitaan asioita, joita yleisissä järjestelmissä ei ole: kuormakirjat, siirtoasiakirjat, työmaapäiväkirja, kalustonseuranta ja yksikköhintaurakat.
5. Näkymä on muokattavissa omaan tarpeeseen
Turhat toiminnot pitää voida piilottaa, jotta jokainen näkee vain sen, mitä tarvitsee. Se nopeuttaa käyttöönottoa ja vähentää virheitä.
6. Käyttöönotto ei pysäytä työmaita
Kysy, kuinka nopeasti ensimmäinen lasku lähtee ja kuka käyttöönotossa auttaa. Hyvä käyttöönotto tehdään työn ohessa, oikeilla keikoilla ja oikeilla työmailla, eikä se vaadi kursseja.
7. Se kasvaa yrityksen mukana
Sama järjestelmän pitää toimia sekä muutaman koneen yrityksessä että yrityksessä, jossa on useita työnjohtajia ja kymmeniä käyttäjiä.
Miten Maatop vastaa näihin vaatimuksiin?
Maatop on maanrakennusalalle tehty toiminnanohjausjärjestelmä, joka on rakennettu yhdessä alan yrittäjien kanssa.
Kenttä ja toimisto yhdessä. Työntekijät kirjaavat tunnit mobiilissa, ja tiedot siirtyvät automaattisesti palkkoihin ja laskutukseen. Ostot ja kuitit kohdistuvat oikeille työmaille ilman käsin syöttämistä.
Kannattavuus näkyy reaaliajassa. Työmaalle kohdistuvat kustannukset kirjautuvat automaattisesti, joten kannattavuus näkyy jo urakan aikana.
Näkymä räätälöidään. Jokaiselle yritykselle tehdään näkymä, josta tarpeettomat toiminnot on karsittu. Esimerkiksi ruokatauko vähennetään tuntikirjauksesta automaattisesti asetetun työajan jälkeen, eikä sitä tarvitse muistaa kirjata.
Integraatiot taloushallintoon. Tiedot kulkevat esimerkiksi Procountoriin, Netvisoriin, Fennoaan, Fivaldiin ja Talenomille. Lisää artikkelissa Maatopilla suora integraatio taloushallintoon.
Käyttöönotto ilman IT-projektia. Ensimmäinen lasku lähtee maailmalle jo viikossa, ja 70 % asiakkaistamme ei ole ATK-ihmisiä. Riski on meidän: käytössä on 6 kuukauden rahat takaisin -takuu.
Kuulostaako hyvältä? Lataa esitteemme ja lue lisää!
Kenelle maanrakennukseen tehty kokonaisratkaisu ei sovi?
Rehellisyyden nimissä: jos hommaa tehdään lähinnä sivutoimisena yhdellä työmaalla silloin tällöin, eikä laskuttamatonta työtä koeta ongelmaksi, yksinkertainen tuntisovellus voi riittää. Samoin, jos etsitään raskasta, pitkälle räätälöityä järjestelmää omalla IT-tiimillä, kokonaisratkaisu voi tuntua liian suoraviivaiselta.
Kokonaisratkaisu maksaa itsensä takaisin silloin, kun työmaita on useita yhtä aikaa, kalustoa liikkuu kentällä ja hallinto ei enää pysy kasvun perässä.
Usein kysyttyä toiminnanohjausjärjestelmän valinnasta
Mikä on paras toiminnanohjausjärjestelmä maanrakennusyritykselle? Paras on se, jota kuskit oikeasti käyttävät ja joka kokoaa tunnit, kuormat, laskutuksen, jälkilaskennan ja dokumentoinnin yhteen paikkaan. Valintaa kannattaa arvioida kentän käytettävyyden, taloushallinnon integraatioiden ja käyttöönoton nopeuden perusteella.
Kannattaako valita yksi järjestelmä vai erilliset ohjelmat? Erilliset ohjelmat ovat halpoja aloittaa, mutta tieto ei liiku niiden välillä, ja sama asia syötetään moneen kertaan. Yksi järjestelmä poistaa tuplasyötön ja näyttää työmaan kannattavuuden yhdestä paikasta.
Mitä toiminnanohjausjärjestelmän pitää sisältää maanrakennuksessa? Vähintään mobiilin tuntikirjauksen, kuormien ja lisätöiden kirjauksen, laskutuksen, palkka-aineiston, jälkilaskennan, työmaan dokumentoinnin sekä integraation taloushallintoon. Maa-aineskuljetuksessa tarvitaan lisäksi sähköiset kuormakirjat ja siirtoasiakirjat.
Kuinka kauan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto kestää? Se vaihtelee paljon. Raskaiden järjestelmien käyttöönotto voi kestää kuukausia. Maatopissa ensimmäinen myyntilasku lähtee jo viikossa, ja käyttöönotto tehdään työn ohessa.
Miten järjestelmän vaihto kannattaa tehdä? Vaihto kannattaa tehdä niin, että työmaat eivät pysähdy: käyttöönotto oikeilla keikoilla, nimetty tukihenkilö ja vanhan järjestelmän tiedot siirrettynä tai saatavilla. Kysy toimittajalta takuusta ja siitä, kuka käyttöönotossa auttaa.
Haluatko nähdä, miltä yksi järjestelmä näyttää teidän työmaillanne? Varaa esittely, niin käydään läpi juuri teidän tarpeenne.
Maatop: Vähemmän laskuttamatonta työtä - enemmän aikaa työmaihin
#maanrakennus #toiminnanohjaus #toimistomoottori #viherrakentaminen #työmaa
