Loppuselvittely. Tilaaja kysyy, milloin kaivannon pohja tarkastettiin ja kuka sen hyväksyi. Kuva on jossain: todennäköisesti jonkun puhelimessa tai siinä WhatsApp-ryhmässä, joka poistettiin keväällä.
Työ tehtiin oikein. Todistetta siitä ei vain löydy.
Lyhyesti: Työmaapäiväkirja on työmaan päivittäinen kirjanpito töistä, olosuhteista, tarkastuksista ja poikkeamista. YSE 1998 -ehtoja käyttävissä urakoissa työmaan johtovelvollisuuksista vastaavan urakoitsijan on huolehdittava sen pitämisestä, ellei toisin sovita. Kun päiväkirja tehdään puhelimella edellisen päivän pohjalta ja työmaan kuvat tallentuvat siihen automaattisesti, päiväkirja ei ole oma urakkansa, ja todisteet löytyvät, kun niitä tarvitaan.
Mikä työmaapäiväkirja on ja onko se pakollinen?
Työmaapäiväkirja on työmaan juokseva dokumentti, johon kirjataan päivittäin työtä koskevat tiedot ja tapahtumat. Se on virallinen raportti työmaan arjesta sekä tilaajalle että urakoitsijalle.
Velvoite tulee urakkasopimuksesta, ei suoraan laista. Rakennusurakan yleisten sopimusehtojen YSE 1998 75 §:n mukaan työmaan johtovelvollisuuksista vastaavan urakoitsijan on huolehdittava päiväkirjan pitämisestä, ellei toisin sovita. Päiväkirjaan on pyydettäessä merkittävä myös tilaajan, viranomaisen tai muun työmaan osapuolen huomautukset, ja valvoja kuittaa päiväkirjan nähdyksi.
Työmaapäiväkirja on myös urakoitsijan tärkein todiste. Kun tilaaja kysyy lisäselvityksiä, tehdään lisäaikavaade tai urakkaa loppuselvitetään, päiväkirja kertoo, mitä työmaalla oikeasti tapahtui. Dokumentoinnin vaatimukset ovat lisäksi kasvaneet: tilaajat edellyttävät yhä useammin päiväkirjojen lisäksi muun muassa MVR-mittauksia ja perehdytysdokumentteja.
Mitä työmaapäiväkirjaan kirjataan?
Maanrakennustyömaan päiväkirjaan kirjataan tyypillisesti:
päivämäärä ja sää
työvoima: työmaalla olleet henkilöt ja aliurakoitsijat
työvaiheet: aloitetut, käynnissä olevat ja valmistuneet
lisä- ja muutostyöt
kalusto ja sen käyttö
toimitukset ja materiaalit
tarkastukset ja katselmukset
häiriöt ja poikkeamat, kuten odotukset, vauriot tai suunnitelmamuutokset
tilaajan ja valvojan huomautukset
kuvat työvaiheista ja poikkeamista
Kuulostaako hyvältä? Lataa esitteemme ja lue lisää!
Miksi työmaapäiväkirja jää tekemättä?
Kiireisinä päivinä se unohtuu. Kun koneet pyörivät ja puhelin soi, päiväkirja jää illalle, ja illalla se jää kokonaan.
Kuvat ovat hajallaan. Kuvat otetaan puhelimella ja säilytetään siellä. Osa on kuskien puhelimissa, osa WhatsApp-ryhmissä ja osa sähköposteissa. Kun kuvaa tarvitaan, kukaan ei muista, kenellä se on.
Tiedot ovat monessa järjestelmässä. Osa merkinnöistä on tilaajan järjestelmässä, osa Excelissä ja osa sähköpostissa. Yhtä kokonaiskuvaa ei ole.
Seuraukset näkyvät vasta myöhemmin. Loppuselvittelyssä todisteet puuttuvat, tilaaja vaatii lisäselvityksiä, ja jälkikäteen tehtävä kirjaaminen vie tunteja.
Miksi työmaan kuvat kannattaa tallentaa suoraan työmaalle?
Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa, mutta vain jos sen löytää. Kun kuva otetaan Maatopin mobiilisovelluksella, se tallentuu automaattisesti oikealle työmaalle, työlle tai kuormalle ja oikeaan raporttiin.
Kuvat todisteena. Kun kuvat ovat tallessa työmaan alla, niistä on apua riitatilanteissa ja sopimusasioissa. Työvaiheen tila, vaurio tai poikkeama on dokumentoitu sillä hetkellä, kun se havaittiin.
Kuvat laskun liitteenä. Kun kuva liitetään laskulle, asiakas näkee, mitä tehtiin, mikä vähentää reklamaatioita. Laskun liitteistä lisää artikkelissa Asiakkaat reklamoivat sekavia laskuja?
Kaikki samassa paikassa. Kuvat, raportit, kuormakirjat, työtunnit ja materiaalit ovat samassa järjestelmässä. Lisää työmaadokumentoinnista.
Miten sähköinen työmaapäiväkirja toimii Maatopissa?
Päiväkirja edellisen päivän pohjalta
Työmaapäiväkirjan täyttää puhelimella. Edellisen päivän merkinnät voi kopioida pohjaksi, jolloin muokataan vain se, mikä muuttui. Päiväkirja valmistuu muutamassa minuutissa eikä vaadi iltaa toimistolla.
Kuvat suoraan työmaalta
Kuvat otetaan sovelluksessa suoraan työmaalla, ja ne liittyvät päiväkirjaan automaattisesti.
Sähköinen kuittaus
Päiväkirjan voi allekirjoittaa sähköisesti puhelimella tai lähettää sähköpostilla kuitattavaksi. Valvojan kuittaus ei odota paperinippua.
Kaikki päiväkirjat tilaajalle yhdellä klikkauksella
Kun tilaaja pyytää päiväkirjat, ne jaetaan kaikki kerralla. Etsimistä tai kokoamista ei tarvita.
Maatop on maanrakennusalalle tehty toiminnanohjausjärjestelmä, jossa työmaapäiväkirja, kuvat, tunnit, kuormat ja laskutus kulkevat samassa paikassa.
Mitä hyötyä sähköisestä työmaapäiväkirjasta on?
Tieto ei ole kenenkään muistin varassa. Kun avainhenkilö lomailee tai vaihtaa työpaikkaa, tieto ei lähde mukana. Kaikki työmaat dokumentoidaan samalla tavalla, työnjohtajasta riippumatta.
Loppuselvittely on helpompi. Kun jokainen työpäivä, tarkastus ja poikkeama on kirjattu kuvineen, todisteet löytyvät heti.
Ammattimainen kuva tilaajalle. Selkeät päiväkirjat ja raportit kertovat tilaajalle, että työmaa on hallinnassa.
Toimistotyö vähenee. Päiväkirjaa ei tarvitse kirjoittaa puhtaaksi eikä kuvia kerätä puhelimista jälkikäteen.
Käyttöönotto ei ole IT-projekti. 70 % asiakkaistamme ei ole ATK-ihmisiä, ensimmäinen lasku lähtee maailmalle jo viikossa, ja riski on meidän: käytössä on 6 kuukauden rahat takaisin -takuu.
Usein kysyttyä työmaapäiväkirjasta
Onko työmaapäiväkirja pakollinen? Velvoite perustuu urakkasopimukseen. YSE 1998 -ehtojen 75 §:n mukaan työmaan johtovelvollisuuksista vastaavan urakoitsijan on huolehdittava työmaapäiväkirjan pitämisestä, ellei toisin sovita. Käytännössä tilaajat edellyttävät päiväkirjaa lähes kaikissa urakoissa.
Mitä työmaapäiväkirjaan kirjataan? Tyypillisesti päivämäärä ja sää, työvoima ja aliurakoitsijat, työvaiheet, lisä- ja muutostyöt, kalusto, toimitukset ja materiaalit, tarkastukset, häiriöt ja poikkeamat, tilaajan ja valvojan huomautukset sekä kuvat.
Kuka työmaapäiväkirjaa pitää? YSE 1998:n mukaan työmaan johtovelvollisuuksista vastaava urakoitsija, yleensä pääurakoitsija. Käytännössä vastuuhenkilö on usein vastaava työnjohtaja, joka kirjaa merkinnät itse tai kokoaa ne työmaalta.
Kelpaako sähköinen työmaapäiväkirja? Kelpaa. Sähköinen päiväkirja hoitaa saman tehtävän kuin paperinen, kunhan merkinnät tehdään päivittäin ja valvoja voi kuitata ne. Osa tilaajista edellyttää urakkaohjelmassa nimenomaan sähköistä päiväkirjaa.
Miten työmaan kuvat kannattaa tallentaa? Kuvat kannattaa ottaa sovelluksella, joka tallentaa ne suoraan oikealle työmaalle ja päiväkirjaan. Silloin kuvat eivät jää yksittäisten työntekijöiden puhelimiin, ja ne löytyvät riitatilanteissa ja laskun liitteiksi.
Haluatko, että työmaapäiväkirja valmistuu muutamassa minuutissa ja kuvat löytyvät aina? Varaa esittely, niin näytetään se teidän työmaillanne.
Maatop: Vähemmän laskuttamatonta työtä - enemmän aikaa työmaihin
#maanrakennus #työmaapäiväkirja #dokumentointi #työmaa #toiminnanohjaus
Lähde: Rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998, 75 § Työmaapäiväkirja ja siihen tehtävät huomautukset.
