Kesäkuu. Kolme pihaa käynnissä, neljäs alkaa ensi viikolla. Kuvat ovat kolmen eri työntekijän puhelimissa, tunnit WhatsAppissa, multakuorman kuitti auton ovitaskussa ja asiakkaan pyytämä lisäkiveys jonkun muistissa.
Piha valmistuu kauniina. Lasku valmistuu, jos joku muistaa, mitä kaikkea tehtiin.
Lyhyesti: Piha- ja viherrakentajan hallinto hajoaa helposti puhelimiin, viesteihin ja taulukoihin, koska työmaita on monta, työt vaihtelevat ja sesonki on lyhyt. Kun tunnit, lisätyöt, kuvat, materiaalit ja kalusto kirjataan työmaalta yhteen järjestelmään, ne kulkevat suoraan laskutukseen, palkanlaskentaan ja kirjanpitoon. Maatopissa piha- ja viherrakentaja hoitaa samassa järjestelmässä tuntikirjauksen, työmaapäiväkirjan, ostojen kohdistuksen, laskutuksen ja jälkilaskennan.
Miksi piha- ja viherrakentajan hallinto hajoaa helposti?
Monta työmaata, lyhyt sesonki. Kesällä käynnissä on useita pihoja samaan aikaan, ja kaikki pitäisi saada valmiiksi ennen syksyä. Hallinto jää illoille ja viikonlopuille.
Tunnit kirjataan kukin omalla tavallaan. Yksi kirjaa vihkoon, toinen lähettää viestin ja kolmas muistaa perjantaina. Toimistolla tunnit kootaan käsin.
Lisätyöt jäävät kirjaamatta. Asiakas pyytää työmaalla jotain ylimääräistä, ja se tehdään. Kirjaus jää tekemättä, eikä lisätyö päädy laskulle.
Kuvat ovat hajallaan. Ennen- ja jälkeen-kuvat ovat työntekijöiden puhelimissa ja WhatsApp-ryhmissä eivätkä työmaan alla.
Ostot kohdistetaan jälkikäteen. Mullat, kivet ja taimet ostetaan työmaille, mutta kuitit kohdistetaan projekteille vasta, kun joku ehtii.
Mitä piha- ja viherrakentajan kannattaa kirjata työmaalta?
Kun nämä tiedot kirjataan heti siellä, missä työ tehdään, laskutus, palkat ja jälkilaskenta hoituvat ilman selvittelyä:
työtunnit työmaittain ja työntekijöittäin
lisätyöt erikseen merkittyinä, kommentilla ja kuvalla
materiaalit ja toimitukset, kuten mullat, kivet ja taimet
konetyöt ja kaluston käyttö
kuvat työvaiheista ennen ja jälkeen
ajot työmaiden välillä
Kuulostaako hyvältä? Lataa esitteemme ja lue lisää!
Miten piha- ja viherrakentajan arki hoituu yhdessä järjestelmässä?
Tunnit samalla tavalla jokaiselta
Työntekijät kirjaavat tunnit ja koneiden käytön puhelimella suoraan työmaalta. Kaikki kirjaavat samalla tavalla, ja tunnit siirtyvät reaaliajassa laskutukseen ja palkanlaskentaan. Lisää artikkelissa Tuntikirjaus maanrakennuksessa.
Lisätyö kirjataan kolmella painalluksella
Työntekijä aloittaa työn, valitsee työn tyypiksi lisätyön ja lisää lyhyen kommentin ja tarvittaessa kuvan. Lisätyö menee toimistolle hyväksyttäväksi ja laskutettavaksi. Lisää artikkelissa Lisätöiden laskutus.
Kuvat tallentuvat oikealle työmaalle
Sovelluksella otetut kuvat tallentuvat automaattisesti oikealle työmaalle. Tarvittaessa virallisen työmaapäiväkirjan voi tulostaa tai jakaa asiakkaalle.
Kalusto ja ajot näkyvät työmaapäiväkirjassa
Mapon-integraation avulla ajoneuvojen liikkeet näkyvät kartalla, ja ajopäiväkirja syntyy automaattisesti.
Ostot ja materiaalit suoraan laskulle
Ostolaskut kohdistetaan Maatopissa projekteille, ja materiaalit voidaan laskuttaa asiakkaalta. Projektidimensiot syntyvät automaattisesti, eikä mitään syötetä kahteen kertaan. Taloushallinnon integraatioista lisää artikkelissa Integraatio taloushallintoon.
Työt ja tekijät kalenterissa
Kalenterinäkymässä työntekijät ja työt voi suunnitella etukäteen, jolloin näkee, kuka on missäkin ja milloin seuraava piha alkaa.
Jälkilaskenta samasta tiedosta
Työmaan tunnit, koneet ja ostolaskut näkyvät samassa näkymässä, joten jälkilaskenta syntyy automaattisesti. Näet, mitkä pihaurakat kannattavat ja mitkä syövät katetta.
Maatop on maanrakennusalalle tehty toiminnanohjausjärjestelmä, jossa myös piha- ja viherrakentajan urakat ja ylläpito hoituvat yhdestä paikasta.
Miten yhtenäinen järjestelmä näkyy yrityksen tuloksessa?
Raha ei jää pöydälle. Kun lisätyöt ja materiaalit kirjataan heti, ne päätyvät laskulle.
Lasku lähtee nopeammin. Laskutusaineisto syntyy toteutuneista tunneista ja tuotteista, joten laskua ei tarvitse koota käsin.
Vähemmän käsityötä toimistolla. Kun samaa tietoa ei syötetä moneen paikkaan, illat ja viikonloput vapautuvat.
Ammattimainen kuva asiakkaalle. Selkeä lasku, kuvat ja raportit kertovat asiakkaalle, mitä pihalla tehtiin.
Kasvu ei paisuta hallintoa. Kun jokainen työntekijä kirjaa samalla tavalla, uusi työmaa tai työntekijä ei tuo mukanaan lisää paperitöitä.
Järjestelmän valinnasta laajemmin kerrotaan artikkelissa Näin valitset toiminnanohjausjärjestelmän.
Tuki, joka ei katoa kiireisinä aikoina
Sesonki on piha- ja viherrakentajalle kiireisintä aikaa, eikä silloin ole aikaa jonottaa tukeen. Maatopilla tukea saa henkilökohtaisesti puhelimitse ja WhatsAppilla, ja käyttöönotossa autetaan koulutuksella ja kädestä pitäen.
Käyttöönotto ei ole IT-projekti. 70 % asiakkaistamme ei ole ATK-ihmisiä, ensimmäinen lasku lähtee maailmalle jo viikossa, ja riski on meidän: käytössä on 6 kuukauden rahat takaisin -takuu.
Usein kysyttyä piha- ja viherrakentajan järjestelmästä
Millainen järjestelmä sopii piha- ja viherrakentajalle? Sellainen, jossa tuntikirjaus, lisätyöt, kuvat, ostot ja laskutus ovat samassa paikassa ja kirjaus onnistuu puhelimella työmaalta. Tärkeää on myös integraatio taloushallintoon, jotta mitään ei syötetä kahteen kertaan.
Miten piha- ja viherrakentaja saa lisätyöt laskulle? Lisätyö kannattaa kirjata heti työmaalla erikseen lisätyöksi, mieluiten kommentin ja kuvan kanssa. Maatopissa lisätyö menee toimistolle hyväksyttäväksi ja siitä tulee laskurivi automaattisesti.
Miten mullat, kivet ja taimet saadaan laskulle? Kun materiaalit lisätään työmaalle ostolaskulta tai suoraan työmaalla, ne näkyvät laskurivinä oikeilla hinnoilla. Kuitteja ei tarvitse kohdistaa projekteille käsin jälkikäteen.
Voiko työntekijöiden työt suunnitella etukäteen? Voi. Maatopin kalenterinäkymässä työntekijät ja työt suunnitellaan etukäteen, jolloin näkee, kuka on milläkin työmaalla ja milloin.
Toimiiko Maatop myös piha- ja viherrakentajan ylläpitotöissä? Toimii. Samassa järjestelmässä hoituvat sekä pihaurakat että ylläpitotyöt, ja tunnit, materiaalit ja lisätyöt kirjataan samalla tavalla.
Haluatko, että ensi sesongin pihat hoituvat yhdestä järjestelmästä? Varaa esittely, niin näytetään, miten se toimii teidän työmaillanne.
Maatop: Vähemmän laskuttamatonta työtä - enemmän aikaa työmaihin
#viherrakentaminen #pihatyöt #viherrakentaja #laskutus #toiminnanohjaus
