Asiakas pyysi työmaalla, että siirretäänkö samalla vielä tuo kivi ja levitetäänkö pari kuutiota multaa lisää. Totta kai. Työ tehtiin, kuitti jäi auton ovitaskuun ja lisätyö muistilapulle. Kolmen viikon päästä laskulla ei ole kumpaakaan.
Tehty työ, joka ei päädy laskulle, on ilmaista työtä.
Lyhyesti: Laskuttamaton työ syntyy, kun lisätyöt, materiaalit tai konetunnit kirjataan muistilapulle, WhatsAppiin tai muistin varaan ja ne katoavat ennen laskutusta.
Kun työ kirjataan puhelimella siellä, missä se tehdään, ja lisätyö merkitään lisätyöksi yhdellä painalluksella, Maatop muodostaa laskurivit automaattisesti. Lisätyöt, ostolaskujen materiaalit, konetyöt ja urakan maksuerät päätyvät laskulle ilman käsin kirjoittamista.
Mitä laskuttamaton työ on?
Laskuttamaton työ on työtä, joka tehdään mutta joka ei koskaan päädy laskulle. Maanrakennuksessa ja piha- ja viherrakentamisessa se syntyy yleensä viidestä lähteestä:
lisätyöt, joista sovitaan työmaalla suullisesti
materiaalit ja toimitukset, kuten mullat, taimet tai murske-erät, joiden kuitit jäävät autoon
konetyöt ja lisälaitteet, joiden tunteja ei kohdisteta oikealle työmaalle
ylimääräiset käynnit ja kuormat, jotka eivät kuulu alkuperäiseen tilaukseen
urakan maksuerät, joista osa jää laskuttamatta, kun niitä seurataan Excelissä
Jokainen näistä on suoraan pois katteesta. Ongelma ei ole ammattitaidossa, vaan siinä, että tieto on hajallaan ja laskutus tehdään käsin.
Kuulostaako hyvältä? Lataa esitteemme ja lue lisää!
Miksi lisätöitä jää laskuttamatta?
Tunnit ja lisätyöt hukkuvat matkalla. Tunnit kirjataan WhatsAppiin ja siirretään käsin Exceliin. Matkalla syntyy virheitä ja epäselvyyksiä, laskutus hidastuu ja lisätyöt jäävät pois.
Kuittien kohdistaminen on käsityötä. Ostojen kuitit kohdistetaan työmaille käsin, usein jälkikäteen, kun kukaan ei enää muista, mille työmaalle mikin kuorma multaa meni.
Tieto on hajallaan. Yksi ohjelma tunneille, toinen laskutukselle, kolmas dokumentoinnille ja neljäs kirjanpidolle. Mikään niistä ei kerro koko kuvaa.
Laskun kokoaminen vie illat. Tiedot kerätään monesta paikasta, lasketaan yhteen ja kirjoitetaan kahteen kertaan, sekä laskulle että työerittelyyn. Asiakkailtamme kuulee, että laskutukseen voi kulua neljä tuntia viikossa, eikä sekään aina riitä.
Laskut viivästyvät. Mitä kauemmin laskun kokoaminen kestää, sitä enemmän työtä jää matkalle. Se on suoraa tulonmenetystä.
Miten lisätyöt saadaan laskulle automaattisesti?
Lisätyö merkitään yhdellä painalluksella
Työntekijä aloittaa ja lopettaa työn puhelimella. Kun asiakas pyytää jotain ylimääräistä, työn tyypiksi valitaan lisätyö, ja siihen voi lisätä lyhyen kommentin ja kuvan. Lisätyö menee toimistolle hyväksyttäväksi ja laskutettavaksi eikä jää muistilapulle.
Kirjaukset muuttuvat laskuriveiksi
Tunnit ja työsuoritteet muuttuvat laskuriveiksi tuntityön tai urakan mukaan. Kenenkään ei tarvitse kirjoittaa laskurivejä käsin.
Materiaalit ja toimitukset siirtyvät suoraan laskulle
Mullat, taimet, murske ja muut toimitukset lisätään työmaalla tai toimistossa ostolaskulta. Ne näkyvät laskurivinä oikeilla hinnoilla, eikä kuitteja tarvitse etsiä autosta.
Konetyöt kohdistuvat oikealle työmaalle
Koneiden tunnit ja lisälaitteet kirjautuvat työmaalle ja siirtyvät laskutukseen automaattisesti.
Urakan maksuerät pysyvät hallinnassa
Urakkakohteille luodaan maksuerät, ja Maatop ehdottaa laskutettavaksi vain laskuttamattomat erät. Laskutetut erät näkyvät laskutettuina, joten Word- ja Excel-viritelmiä ei tarvita.
Laskurivit ovat silti muokattavissa
Automaattisesti syntyneen rivin nimeä, määrää, hintaa, arvonlisäveroa ja kuvausta voi muokata. Automaatio tekee työn, mutta päätösvalta pysyy sinulla.
Laskut lähtevät myös verkkolaskuina, ja asiakkaat, tuotteet ja laskut siirtyvät suoraan taloushallintoon, esimerkiksi Procountoriin, Netvisoriin, Fennoaan, Fivaldiin tai Talenomille.
Maatop on maanrakennusalalle tehty toiminnanohjausjärjestelmä, jossa työmaat, kalusto, tunnit, ostot ja laskutus ovat samassa paikassa.
Mitä hyötyä automaattisista laskuriveistä on?
Raha ei jää pöydälle. Lisätyöt, materiaalit ja konetunnit päätyvät laskulle, koska niitä ei tarvitse muistaa jälkikäteen.
Aikaa vapautuu. Kun laskurivejä ei kirjoiteta käsin, laskutus ei vie iltoja eikä viikonloppuja.
Laskut lähtevät nopeammin. Kun aineisto on valmiina, laskun voi lähettää heti työn valmistuttua, ja raha liikkuu aiemmin.
Asiakas näkee, mistä lasku koostuu. Kun lisätyöt ja materiaalit ovat omina riveinään, kysyttävää jää vähemmän. Reklamaatioiden välttämisestä lisää artikkelissa Asiakkaat reklamoivat sekavia laskuja?
Kate näkyy. Kun kaikki tehty työ on kirjattu, myös jälkilaskenta kertoo totuuden.
Käyttöönotto ei ole IT-projekti. Ensimmäinen lasku lähtee maailmalle jo viikossa, 70 % asiakkaistamme ei ole ATK-ihmisiä, ja riski on meidän: käytössä on 6 kuukauden rahat takaisin -takuu.
Usein kysyttyä lisätöiden laskutuksesta
Miten lisätyöt kannattaa kirjata? Lisätyö kannattaa kirjata heti, kun se tehdään, ja merkitä erikseen lisätyöksi. Lyhyt kommentti ja kuva auttavat, jos asiakas kysyy laskusta myöhemmin. Maatopissa lisätyö kirjataan puhelimella yhdellä painalluksella.
Mitä laskuttamaton työ tarkoittaa? Laskuttamaton työ on tehtyä työtä, joka ei päädy laskulle. Tyypillisesti se on lisätöitä, materiaaleja, konetunteja, ylimääräisiä käyntejä tai urakan maksueriä, jotka unohtuvat, koska ne kirjataan muistilapulle tai muistin varaan.
Miten materiaalit saadaan laskulle ilman kuitteja? Kun materiaalit ja toimitukset lisätään työmaalle suoraan ostolaskulta, ne näkyvät laskurivinä oikeilla hinnoilla. Kuitteja ei tarvitse kerätä autosta eikä kohdistaa työmaille jälkikäteen.
Miten urakan maksuerät laskutetaan? Urakalle luodaan maksuerät etukäteen. Maatop ehdottaa laskutettavaksi vain laskuttamattomat erät ja merkitsee laskutetut erät, joten yksikään erä ei jää laskuttamatta eikä tule laskutetuksi kahdesti.
Voiko automaattisesti syntyneitä laskurivejä muokata? Voi. Rivin nimeä, määrää, hintaa, arvonlisäveroa ja kuvausta voi muokata ennen laskun lähettämistä.
Haluatko nähdä jokaisen urakan jälkilaskennan ilman yhtään Excel-iltaa? Varaa esittely, niin näytetään se teidän työmaillanne.
Maatop: Vähemmän laskuttamatonta työtä - enemmän aikaa työmaihin
#maanrakennus #jälkilaskenta #kannattavuus #kuljetusala #toiminnanohjaus
