Perjantai, kello neljä. Toimistolla kysytään taas sama kysymys: onko kaikki tullut merkattua? Yksi kuski muistaa, toinen arvelee, ja kolmannen lappu on hytissä. Isolle tilaajalle pitäisi vielä toimittaa kuitattu tuntilista ennen kuin laskun voi lähettää.
Arvaamalla kirjatut tunnit ovat aina jonkun tappio, joko sinun tai asiakkaan.
Lyhyesti: Tuntikirjaus menee maanrakennuksessa pieleen, kun tunnit kirjataan paperille tai muistin varassa jälkikäteen.
Kun työntekijät kirjaavat tunnit puhelimella työmaakohtaisesti heti työn jälkeen, toimisto näkee ne reaaliajassa, ja ylityöt, tauot ja TES-lisät lasketaan automaattisesti. Työnjohto hyväksyy tunnit sähköisesti, ja asiakas voi kuitata tuntilistan puhelimen ruudulle tai sähköpostilla, jolloin laskun voi lähettää heti.
Miksi tuntikirjaukset menevät maanrakennuksessa pieleen?
Maanrakennuksessa koneet pyörivät, ja porukka liikkuu työmaalta toiselle. Moni yritys kirjaa tunnit silti yhä paperille, sähköpostilla tai jälkikäteen muistin varassa.
Laput tulevat myöhässä, jos tulevat. Tuntilaput saapuvat toimistolle viikon tai kahden päästä, eikä kaikkia löydy. Myöhässä tulevat tunnit viivästyttävät laskutusta ja heikentävät kassavirtaa, ja käsialasta ei aina saa selvää.
Toimisto joutuu selvittelemään. Kun kirjaukset tehdään käsin tai muistin varassa, toimisto tarkistaa, vertailee ja soittelee perään. Kysymys "onko kaikki tullut merkattua?" toistuu joka viikko.
Tauot, ylityöt ja työmaavaihdot menevät sekaisin. Työaikamallit vaihtelevat, eikä aina ole selvää, miten tunnit lasketaan. Jos ruokataukoa ei pidetty, vähennetäänkö se vai ei?
Kuvat ja dokumentit ovat hajallaan. Jokaisen puhelimessa on jotain työmaakuvia. Kun kirjauksia pitää todentaa jälkikäteen, kuvien etsiminen vie aikaa.
Kuittaus puuttuu. Isot tilaajat vaativat tuntityöt kuitattuina työmaakohtaisesti. Paperinen kuittaus toimii, kunnes lappu katoaa tai allekirjoitus puuttuu, ja laskua ei voi lähettää ennen kuin työ on kuitattu.
Kuulostaako hyvältä? Lataa esitteemme ja lue lisää!
Mitä hyvässä tuntikirjauksessa pitää näkyä?
Maanrakennuksen tuntikirjaus on hyvä, kun sen perusteella voi laskuttaa, maksaa palkat ja tehdä jälkilaskennan ilman yhtään lisäkysymystä. Siinä näkyy:
työmaa, jolle tunnit kohdistuvat
työtunnit työntekijäkohtaisesti
konetunnit kalustoittain
lisätyöt erikseen merkittyinä
materiaalit, jotka työmaalla käytettiin
tauot ja ylityöt oikein laskettuina
kuvat ja kommentit todisteeksi
hyväksyntä: työnjohdon ja tarvittaessa asiakkaan kuittaus
Miten tuntikirjaus hoidetaan mobiilissa?
Tunnit kirjataan työmaakohtaisesti heti työn jälkeen
Työntekijä kirjaa puhelimella työtunnit, konetunnit, lisätyöt, materiaalit sekä kuvat ja kommentit suoraan oikealle työmaalle. Kirjaus tehdään samalla hetkellä kuin työ, joten mitään ei tarvitse muistella viikon lopussa.
Toimisto näkee tunnit reaaliajassa
Tunnit näkyvät toimistolla heti, eikä niitä tarvitse pyydellä. Perään soittelu loppuu, virheet vähenevät ja laskutus nopeutuu.
Ylityöt, ruokatauot ja TES-lisät lasketaan automaattisesti
Työaika-asetusten avulla Maatop laskee ylityöt, ruokatunnit ja TES-lisät automaattisesti. Ylityölaskelmia ei tarvitse tehdä käsin, ja tiedot siirtyvät suoraan palkka-aineistoon.
Kuvat ja dokumentit samassa paikassa
Työmaan kuvat, päiväkirjat ja dokumentit tallentuvat samaan sovellukseen tuntien kanssa. Kun kuvat ja tunnit ovat samassa paikassa, kirjausten todentaminen jälkikäteen on helppoa. Lisää työmaadokumentoinnista.
Maatop on maanrakennusalalle tehty toiminnanohjausjärjestelmä, jossa tuntikirjaus, dokumentointi, laskutus ja jälkilaskenta kulkevat samassa paikassa.
Miten tuntilista kuitataan sähköisesti?
Tuntitöiden kuittaus on pakko hoitaa, jotta laskutus pysyy kunnossa ja työmaat hallinnassa. Isot tilaajat vaativat sitä usein työmaakohtaisesti.
Työnjohto hyväksyy tunnit missä tahansa
Työnjohtaja hyväksyy tunnit puhelimella, selaimessa tai suoraan työmaanäkymästä. Hyväksyntä ei odota toimistopäivää eikä paperinippua.
Asiakas kuittaa puhelimen ruudulle tai sähköpostilla
Maatop muodostaa valmiin sähköisen tuntityölapun hyväksyttäväksi. Työntekijä voi pyytää asiakkaalta allekirjoituksen suoraan puhelimen ruudulle, tai toimisto voi lähettää usean päivän tunnit asiakkaan sähköpostiin kuitattavaksi.
Tunnit litteroittain raportille
Maatop vie kuitatut tunnit raportille automaattisesti kustannuslitteroittain, jolloin tilaaja näkee tunnit siinä muodossa, jossa hän niitä seuraa.
Mitä oikein kirjatut tunnit tekevät?
Laskun voi lähettää heti. Kuitatut tunnit siirtyvät laskulle automaattisesti, koneet hinnoitellaan hinnoittelusääntöjen mukaan, lisätyöt kohdistuvat oikealle työmaalle ja dokumentaatio liitetään laskuun. Lisätöiden laskutuksesta enemmän artikkelissa Lisätöiden laskutus.
Virheet ja unohdukset vähenevät. Kun mitään ei tarvitse tulkita eikä muistella, tunteja ei unohdu, eikä kohteita jää laskuttamatta.
Viikonloput vapautuvat. Tuntilistoja ei tarvitse käydä läpi viikonloppuisin.
Jälkilaskenta perustuu faktaan. Kun tunnit, koneet ja ostot kohdistuvat työmaalle automaattisesti, jälkilaskenta syntyy ilman Exceliä eikä nojaa mututuntumaan.
Käyttöönotto ei ole IT-projekti. 70 % asiakkaistamme ei ole ATK-ihmisiä, ensimmäinen lasku lähtee maailmalle jo viikossa, ja riski on meidän: käytössä on 6 kuukauden rahat takaisin -takuu.
Usein kysyttyä tuntikirjauksesta
Miten maanrakennusyrityksen tuntikirjaus kannattaa hoitaa? Tunnit kannattaa kirjata puhelimella työmaakohtaisesti heti työn jälkeen eikä jälkikäteen muistin varassa. Silloin toimisto näkee tunnit reaaliajassa, ja ne voidaan hyväksyä, laskuttaa ja maksaa ilman selvittelyä.
Mitä tuntikirjauksessa pitää näkyä? Maanrakennuksen tuntikirjauksessa pitää näkyä työmaa, työtunnit, konetunnit, lisätyöt, käytetyt materiaalit, tauot ja ylityöt, kuvat ja kommentit sekä työnjohdon tai asiakkaan hyväksyntä.
Miten tuntilista kuitataan asiakkaalla sähköisesti? Maatop muodostaa sähköisen tuntityölapun, jonka asiakas voi allekirjoittaa suoraan työntekijän puhelimen ruudulle. Vaihtoehtoisesti toimisto lähettää usean päivän tunnit asiakkaan sähköpostiin kuitattavaksi.
Lasketaanko ylityöt ja TES-lisät automaattisesti? Kyllä. Maatop laskee ylityöt, ruokatunnit ja TES-lisät työaika-asetusten perusteella, ja tiedot siirtyvät suoraan palkka-aineistoon.
Kuka hyväksyy tunnit? Tunnit hyväksyy yleensä työnjohtaja, ja sen voi tehdä puhelimella, selaimessa tai suoraan työmaanäkymästä. Jos tilaaja vaatii kuittauksen, myös asiakas kuittaa tuntilistan sähköisesti.
Haluatko, että tunnit ovat oikein jo perjantaina kello neljä? Varaa esittely, niin näytetään, miten tuntikirjaus toimii teidän työmaillanne.
Maatop: Vähemmän laskuttamatonta työtä - enemmän aikaa työmaihin
#maanrakennus #tuntikirjaus #työajanseuranta #työmaa #toiminnanohjaus
