Tuntilistat tulevat viesteinä ja ne kirjoitetaan Exceliin. Excelistä ne kirjoitetaan laskulle. Lasku kirjoitetaan vielä kerran kirjanpitoon, ja ostolaskut kohdistetaan työmaille käsin, kun joku ehtii. Kuun lopussa kirjanpitäjä kysyy, mille työmaalle se iso murske-erä kuului.
Sama tieto kolmeen kertaan ei ole kolme kertaa varmempi. Se on kolme mahdollisuutta tehdä virhe.
Lyhyesti: Taloushallinnon integraatio tarkoittaa, että toiminnanohjausjärjestelmä ja taloushallinto-ohjelma vaihtavat tietoja automaattisesti. Maatop siirtää asiakkaat, tuotteet, työmaat, myyntilaskut ja palkka-aineiston taloushallintoon, ja ostolaskut tulevat taloushallinnosta Maatopiin työmaille kohdistettaviksi.
Maatop integroituu esimerkiksi Procountoriin, Netvisoriin, Fennoaan, Fivaldiin ja Talenomille. Silloin mitään ei syötetä kahteen kertaan, ja kirjanpitäjä saa tiedot valmiina.
Mikä on taloushallinnon integraatio?
Integraatio on kahden ohjelman välinen automaattinen yhteys. Maanrakennusyrityksessä se yhdistää kentän ja toimiston järjestelmän, eli toiminnanohjausjärjestelmän, kirjanpitoon, laskutukseen ja palkanlaskentaan.
Ilman integraatiota sama tieto syötetään käsin kahteen paikkaan: kerran toiminnanohjaukseen ja uudestaan taloushallintoon. Integraation kanssa tieto syötetään kerran ja se kulkee itse eteenpäin.
Mitä tietoja integraatio siirtää?
Maatopista taloushallintoon:
asiakkaat ja tuotteet, heti kun ne tallennetaan Maatopissa
työmaat ja projektit dimensioina, jolloin kirjanpito näkee tulot ja kulut työmaittain
myyntilaskut, myös verkkolaskuina
palkka-aineisto: hyväksytyt tunnit, ylityöt, lisät ja korvaukset
Taloushallinnosta Maatopiin:
ostolaskut, jotka kohdistetaan Maatopissa oikeille työmaille ja tarvittaessa laskutetaan asiakkaalta
Näin työmaan seurannassa ovat koko ajan mukana maksuerät, muutostyöt, tunnit, koneiden laskutustunnit, ostot ja palkkatiedostot.
Kuulostaako hyvältä? Lataa esitteemme ja lue lisää!
Mihin järjestelmiin Maatop integroituu?
Mihin integraatiota käytetää: Taloushallinto ja kirjanpito
Mihin integraatiota käytetää: Taloushallinto ja kirjanpito
Mihin integraatiota käytetää: Taloushallinto ja kirjanpito
Mihin integraatiota käytetää: Taloushallinto ja kirjanpito
Mihin integraatiota käytetää: Tilitoimisto ja taloushallinto
Mihin integraatiota käytetää: Palkanlaskenta
Mihin integraatiota käytetää: Palkanlaskenta
Mihin integraatiota käytetää: Kalustonseuranta: ajoneuvojen liikkeet kartalla ja ajopäiväkirja automaattisesti
Koko integraatiolista on integraatiosivulla.
Miksi integraatio on maanrakennusyritykselle välttämätön?
Tieto on muuten hajallaan. Tunnit ovat yhdessä paikassa, laskut toisessa ja ostot kolmannessa, eikä mikään niistä kerro koko kuvaa.
Tuntilistat kirjoitetaan uudelleen. Kun tunnit tulevat viesteinä ja ne siirretään käsin Exceliin ja laskulle, jokainen välivaihe vie aikaa ja on paikka virheelle.
Ostolaskut kohdistetaan jälkikäteen. Kun ostot eivät näy työmailla, kuitit ja ostolaskut kohdistetaan käsin. Silloin osa niistä jää laskuttamatta asiakkaalta.
Laskutus myöhästyy. Kun laskun kokoaminen vaatii tietoja monesta paikasta, lasku lähtee myöhässä ja kassavirta kärsii.
Kannattavuus ei näy. Kun kulut ovat kirjanpidossa ja työt toiminnanohjauksessa, työmaan katetta ei näe kummastakaan ajoissa.
Mitä hyötyä integraatiosta on käytännössä?
Tuplasyöttö loppuu. Asiakkaat, tuotteet, työmaat ja laskut syötetään kerran. Kirjanpitäjä saa kaiken valmiina.
Laskutus nopeutuu. Kun tunnit hyväksytään, ne siirtyvät automaattisesti laskutukseen ja palkanlaskentaan. Lisätöiden ja materiaalien laskutuksesta enemmän artikkelissa Lisätöiden laskutus.
Virheet vähenevät. Kun mitään ei kopioida käsin, kirjoitusvirheet ja unohtuneet rivit jäävät pois.
Ostot päätyvät laskulle. Kun ostolaskut kohdistetaan työmaille, materiaalit voidaan laskuttaa asiakkaalta eikä mitään jää pöydälle.
Kate näkyy ajoissa. Kun tulot ja kulut ovat samassa näkymässä työmaittain, kannattavuuden seuranta toimii jo urakan aikana.
Palkat menevät oikein. Hyväksytyt tunnit muuttuvat palkka-aineistoksi ilman käsityötä. Lisää artikkelissa Palkka-aineisto maanrakennuksessa.
Maatop on maanrakennusalalle tehty toiminnanohjausjärjestelmä, jossa kentän kirjaukset, laskutus, ostot ja palkka-aineisto kulkevat samassa paikassa ja siirtyvät taloushallintoon automaattisesti.
Mitä kannattaa kysyä ennen integraation käyttöönottoa?
Kumpaan suuntaan tieto kulkee? Siirtyvätkö vain laskut, vai tulevatko myös ostolaskut takaisin työmaille?
Mitkä tiedot siirtyvät? Asiakkaat, tuotteet, työmaat, laskut ja palkka-aineisto vai vain osa niistä?
Näkyvätkö työmaat kirjanpidossa? Siirtyvätkö työmaat dimensioina, jotta tulot ja kulut näkyvät työmaittain?
Mitä tilitoimisto tarvitsee? Kysy tilitoimistolta, missä muodossa he haluavat tiedot.
Kuka auttaa käyttöönotossa? Kuka kytkee integraation ja kenelle soitetaan, jos jokin ei siirry?
Laajemmin järjestelmän valinnasta kerrotaan artikkelissa Näin valitset toiminnanohjausjärjestelmän maanrakennusyritykseen.
Käyttöönotto ei ole IT-projekti. Ensimmäinen lasku lähtee maailmalle jo viikossa, ja 70 % asiakkaistamme ei ole ATK-ihmisiä. Riski on meidän: käytössä on 6 kuukauden rahat takaisin -takuu.
Usein kysyttyä integraatiosta taloushallintoon
Mikä on taloushallinnon integraatio? Taloushallinnon integraatio on automaattinen yhteys toiminnanohjausjärjestelmän ja taloushallinto-ohjelman välillä. Sen avulla asiakkaat, tuotteet, laskut, ostot ja palkka-aineisto siirtyvät ilman käsin syöttämistä.
Mihin taloushallinto-ohjelmiin Maatop integroituu? Maatop integroituu esimerkiksi Procountoriin, Netvisoriin, Fennoaan, Fivaldiin ja Talenomille. Lisäksi Maatop integroituu Mapon-kalustonseurantaan.
Mitä tietoja Maatop siirtää taloushallintoon? Asiakkaat, tuotteet, työmaat dimensioina, myyntilaskut ja palkka-aineiston. Ostolaskut tulevat taloushallinnosta Maatopiin, jossa ne kohdistetaan työmaille.
Miten ostolaskut kohdistetaan työmaille? Ostolaskut tulevat integraation kautta Maatopiin, jossa ne kohdistetaan oikeille työmaille. Kohdistetut materiaalit ja toimitukset voidaan laskuttaa asiakkaalta laskurivinä.
Tarvitseeko integraatio IT-osaamista? Ei. Integraatio kytketään käyttöönoton yhteydessä, ja sen jälkeen tiedot siirtyvät automaattisesti. Tilitoimiston kanssa kannattaa sopia, missä muodossa he tiedot haluavat.
Haluatko, että tunnit, laskut ja ostot kulkevat kirjanpitoon ilman tuplasyöttöä? Varaa esittely, niin näytetään integraatio teidän taloushallinto-ohjelmanne kanssa.
Maatop: Vähemmän laskuttamatonta työtä - enemmän aikaa työmaihin
#maanrakennus #taloushallinto #integraatio #laskutus #toiminnanohjaus
