Palkkapäivä lähestyy. Toimistolla kootaan tunteja ruutupapereilta, WhatsApp-viesteistä ja sähköposteista. Yhden kuskin ylitunnit eivät täsmää, toisen päivärahoista ei ole varmuutta, ja koko ajan mietitään samaa: tuliko kaikki merkattua?
Palkka on se lasku, jota kukaan ei halua saada väärin.
Lyhyesti: Palkka-aineisto on palkanlaskentaa varten koottu tieto työntekijöiden tunneista, ylitöistä, lisistä, korvauksista ja poissaoloista. Maanrakennuksessa sen kokoaminen on työlästä, koska tunnit tulevat kentältä myöhässä ja työehtosopimusten tulkinnat vaihtelevat.
Kun työntekijät kirjaavat tunnit puhelimella, Maatop laskee ylityöt, lisät ja korvaukset työntekijäryhmän TES-asetusten mukaan ja siirtää palkka-aineiston suoraan palkanlaskentaan tai taloushallintoon.
Mitä palkka-aineisto sisältää?
Maanrakennusyrityksen palkka-aineistossa on tyypillisesti:
työtunnit työntekijöittäin ja työmaittain
ylityöt vuorokausi- ja viikkotyöajan mukaan
TES-lisät, jotka määräytyvät työehtosopimuksen mukaan
korvaukset, kuten päivärahat
poissaolot
työntekijäryhmä, jonka mukaan sovelletaan oikeaa työehtosopimusta
Kun nämä ovat oikein ja ajallaan, palkanlaskenta on rutiinia. Kun yksikin puuttuu, palkanlaskija joutuu selvittämään.
Miksi palkka-aineiston kokoaminen on maanrakennuksessa niin työlästä?
Maanrakennuksessa työpäivät venyvät, aikataulut muuttuvat ja työmaat vaihtuvat nopeammin kuin kirjanpito ehtii perässä. Silti palkkojen pitää olla oikein ja ajallaan.
Tunnit tulevat myöhässä tai puutteellisina. Tunnit kirjataan ruutupaperille, WhatsAppiin tai sähköpostiin, ja ne voivat tulla toimistolle viikon tai kahden viiveellä.
Ylitöistä ja lisistä ei ole varmuutta. Tuntimallit ja TES-tulkinnat vaihtelevat, erityisesti matkatyömailla. Moni järjestelmä ei laske ylitöitä oikein, jos ne vaihtelevat työntekijöittäin.
Palkat tarkistetaan käsin. Jokainen tunti, lisä ja korvaus käydään läpi ennen kuin aineiston uskaltaa lähettää eteenpäin.
Tiedot siirretään käsin. Kun kaikki tehdään Excelissä, palkka-aineisto syötetään taloushallintoon toiseen kertaan.
Lopputulos on virheitä, korjauksia ja stressiä. Asiakkailtamme kuulee, että pelkkään palkka-aineiston kokoamiseen voi mennä kaksi tai kolme tuntia viikossa.
Kuulostaako hyvältä? Lataa esitteemme ja lue lisää!
Miten palkka-aineisto syntyy automaattisesti?
Periaate on yksinkertainen: työntekijät kirjaavat tunnit ja tehtävät kentällä, ja järjestelmä tekee loput.
Tunnit kirjataan puhelimella reaaliajassa
Työntekijät kuittaavat tunnit puhelimella työpäivän aikana, ja tunnit näkyvät toimistolla heti. Kirjaamisesta kerrotaan lisää artikkelissa Tuntikirjaus maanrakennuksessa.
Ylityöt, lisät ja korvaukset lasketaan automaattisesti
Maatop laskee tunnit, ylityöt, lisät ja korvaukset, kuten päivärahat, automaattisesti. Eri työntekijäryhmille voi määrittää omat TES-asetuksensa, joten laskenta menee oikein, vaikka tulkinnat vaihtelevat työntekijöiden välillä.
Palkka-aineisto siirtyy suoraan eteenpäin
Maatop muodostaa palkka-aineiston ja siirtää sen palkanlaskentaan tai taloushallintoon, esimerkiksi Fennoaan, Netvisoriin, Procountoriin, Talenomille, Fivaldiin tai Mepcoon. Käsin siirtäminen jää pois, ja samalla poistuu tuplatyö.
Maatop on maanrakennusalalle tehty toiminnanohjausjärjestelmä, jossa tuntikirjaus, palkka-aineisto, laskutus ja jälkilaskenta kulkevat samassa paikassa.
Mitä hyötyä automaattisesta palkka-aineistosta on?
Tunnit ovat oikein ja ajallaan. Kun tunnit tulevat kentältä reaaliajassa, palkanlaskenta ei jää odottamaan puuttuvia kirjauksia tai epäselviä papereita.
Ylityöt ja lisät menevät oikein. Kun TES-asetukset on määritetty työntekijäryhmittäin, laskenta ei ole kenenkään muistin tai tulkinnan varassa.
Toimistotyö vähenee. Kun palkka-aineistoa ei koota käsin eikä syötetä toiseen kertaan, viikoittaiset tunnit vapautuvat muuhun. Toimiston näkökulmasta samasta muutoksesta kerrotaan artikkelissa Toimiston Selviytyjän viikko.
Yrittäjä voi keskittyä työmaihin. Palkkojen kanssa ei tarvitse istua iltoja, ja aika riittää tuottavaan työhön kentällä.
Kasvu ei paisuta toimistoa. Kun työntekijöitä tulee lisää, palkka-aineisto syntyy samalla tavalla, eikä palkanlaskentaan tarvita lisää käsiä.
Käyttöönotto ei ole IT-projekti. 70 % asiakkaistamme ei ole ATK-ihmisiä, ensimmäinen lasku lähtee maailmalle jo viikossa, ja riski on meidän: käytössä on 6 kuukauden rahat takaisin -takuu.
Usein kysyttyä palkka-aineistosta
Mitä palkka-aineisto tarkoittaa? Palkka-aineisto on palkanlaskentaa varten koottu tieto työntekijöiden tunneista, ylitöistä, TES-lisistä, korvauksista, kuten päivärahoista, sekä poissaoloista.
Miten palkka-aineisto saadaan suoraan palkanlaskentaan? Kun tunnit kirjataan sähköisesti ja järjestelmä on integroitu palkanlaskentaan tai taloushallintoon, palkka-aineisto siirtyy suoraan ilman käsin syöttämistä. Maatop siirtää aineiston esimerkiksi Fennoaan, Netvisoriin, Procountoriin, Talenomille, Fivaldiin tai Mepcoon.
Laskeeko Maatop ylityöt TES:n mukaan? Kyllä. Maatop laskee ylityöt, lisät ja korvaukset automaattisesti, ja eri työntekijäryhmille voi määrittää omat TES-asetuksensa.
Miten matkatyömaiden tunnit ja päivärahat käsitellään? Kun tunnit kirjataan työmaakohtaisesti, järjestelmä tietää, missä työ tehtiin. Päivärahat ja muut korvaukset lasketaan samoista kirjauksista eikä niitä tarvitse koota erikseen.
Paljonko aikaa automaattinen palkka-aineisto säästää? Se riippuu yrityksen koosta ja nykyisestä tavasta. Asiakkailtamme kuulee, että pelkkään palkka-aineiston kokoamiseen on voinut kulua kaksi tai kolme tuntia viikossa.
Haluatko, että palkka-aineisto on valmis ilman yhtään Excel-iltaa? Varaa esittely, niin näytetään, miten se toimii teidän tunneillanne.
Maatop: Vähemmän laskuttamatonta työtä - enemmän aikaa työmaihin
#maanrakennus #palkanlaskenta #tuntikirjaus #työmaa #toiminnanohjaus
