Kello on puoli kahdeksan illalla. Koneet seisovat, mutta yrittäjä istuu yhä toimistossa vaakalappupinon kanssa. Yksi kuormakirja on kahvin tahrima, toisen käsialasta ei saa selvää, ja kolmas on vielä jonkun hytissä.
Työ tehtiin kerran. Paperilla se kirjataan kolmeen kertaan.
Lyhyesti: Maanrakennusyrityksen toimistotyö kasvaa, kun tunnit, kuormat ja vaakalaput kirjataan paperille ja syötetään toimistolla uudelleen laskutukseen ja palkanlaskentaan.
Kun kuskit kirjaavat työt ja kuormat suoraan puhelimella, sama tieto kulkee automaattisesti laskutukseen, palkka-aineistoon ja raportteihin. Samaa tietoa ei tarvitse syöttää kahteen kertaan, ja toimistotyö voi jopa puolittua.
Miksi paperilla kirjaaminen teettää tuplatyötä?
Monessa maanrakennus- ja maa-aineskuljetusyrityksessä tunnit, kuormat ja työmaat kirjataan yhä käsin: tuntilappuihin, vihkoihin ja paperisiin kuormakirjoihin. Se on hidasta, ja jokainen käsin tehty välivaihe on paikka virheelle.
Sama kuorma kirjataan kolmeen kertaan. Vaakalappu tulostetaan, kuormakirja kirjoitetaan käsin, ja lopuksi toimistolla tehdään vielä yhteenveto. Kolminkertaista kirjanpitoa samasta kuormasta.
Laput katoavat tai ovat epäselviä. Vaakalappuja kertyy päivässä kymmeniä. Osa jää hyttiin, osa kastuu, ja osasta ei saa enää selvää.
Tunnit kulkevat vihkossa tai Excelissä. Toimistolla tunnit siirretään käsin laskutukseen ja vielä erikseen palkanlaskentaan.
Laskutus venyy viikkoihin. Kun laskutustiedot kootaan käsin, laskut lähtevät myöhässä. Ja kun asiakas kysyy, mihin kuorma meni, paljonko se painoi ja kuka sen ajoi, vastausta etsitään lappupinosta.
Lopputulos: yrittäjän illat kuluvat toimistossa, vaikka hänen paikkansa olisi ratissa tai asiakkaan luona.
Kuulostaako hyvältä? Lataa esitteemme ja lue lisää!
Mitä paperiton kirjaaminen maanrakennuksessa tarkoittaa?
Paperiton kirjaaminen tarkoittaa, että tunnit, kuormat, työmaat ja kuvat kirjataan suoraan puhelimella siellä, missä työ tehdään. Tieto tallentuu kerran ja siirtyy siitä automaattisesti laskutukseen, palkanlaskentaan ja raportteihin.
Maa-aineskuljetuksissa siihen kuuluvat sähköinen kuormakirja ja lakisääteinen sähköinen siirtoasiakirja. Kun ne hoituvat puhelimella, paperia ei tarvitse kuljettaa hytistä toimistolle lainkaan.
Maatop on maanrakennusalalle tehty toiminnanohjausjärjestelmä, jossa kentän kirjaukset, laskutus ja palkka-aineisto kulkevat samassa paikassa..
Miten toimistotyö puolittuu käytännössä?
Työt ja kuormat kirjataan suoraan puhelimesta
Kuski kirjaa keikan, kuorman ja työmaan puhelimella heti, kun työ on tehty. Lippulappuja ja vihkoja ei tarvita, eikä mitään tarvitse muistella viikon lopussa.
Tieto siirtyy itse laskutukseen ja palkkoihin
Kirjatut työt ja kuormat siirtyvät automaattisesti laskutukseen, ja Maatop luo palkka-aineiston automaattisesti. Laskut kulkevat suoraan taloushallintoon, esimerkiksi Procountoriin, Netvisoriin, Fennoaan, Fivaldiin tai Talenomille. Käsin siirtämistä ei ole, joten virheet vähenevät ja palkat maksetaan ajallaan.
Ajetut kuormat, tunnit ja työmaat näkyvät reaaliajassa
Toimisto näkee koko ajan, mitä kentällä on tehty. Kun asiakas kysyy kuormasta, vastaus löytyy hetkessä, ei lappupinosta.
Onko järjestelmä kuskille helppo käyttää?
Moni kuski on saanut tarpeekseen järjestelmistä, joissa käyttöliittymä on kömpelö ja tietoja pitää näpytellä liikaa. Jos sovellus hidastaa työtä, sitä ei käytetä, eikä toimistotyö vähene.
Siksi Maatop on tehty työmaan oloihin: nopea, visuaalinen ja selkeä. Muutamalla painalluksella keikka, kuorma ja työmaa ovat tallessa. Yrittäjä saa tiedot raportteihin automaattisesti, ilman iltaisia paperitöitä.
70 % asiakkaistamme ei ole ATK-ihmisiä. Eikä tarvitse ollakaan.
Vähemmän toimistoa, enemmän työmaita
Kun kirjaukset, laskutus ja raportointi hoituvat samassa järjestelmässä, aikaa vapautuu siihen, mikä tuo rahaa: ajamiseen, työmaihin ja asiakkaiden palvelemiseen.
Koneyhtymä Mustonen Oy:n Kristian Mustonen sanoo muutoksen suoraan: "Toimistotyöaikani on puolittunut."
Kun mitään ei jää lapun varaan, laskut lähtevät nopeammin ja kaikki tehty työ päätyy laskulle. Miltä sama muutos näyttää toimiston näkökulmasta, siitä kerrotaan artikkelissa Toimiston Selviytyjän viikko: Näin paperilappurumba loppuu.
Käyttöönotto ei ole IT-projekti. Ensimmäinen lasku lähtee maailmalle jo viikossa, ja riski on meidän: käytössä on 6 kuukauden rahat takaisin -takuu.
Usein kysyttyä paperittomasta toimistosta
Miten maanrakennusyrityksen toimistotyötä voi vähentää? Suurin säästö syntyy, kun samaa tietoa ei syötetä moneen kertaan. Kun kuskit kirjaavat tunnit ja kuormat puhelimella, tieto siirtyy automaattisesti laskutukseen ja palkanlaskentaan ilman käsin kopiointia.
Mikä on sähköinen kuormakirja? Sähköinen kuormakirja on paperisen kuormakirjan korvaava kirjaus, joka tehdään ja toimitetaan puhelimella. Maatopissa kuormakirjan tiedot siirtyvät suoraan laskutukseen.
Siirtyvätkö tunnit suoraan palkanlaskentaan? Kyllä. Maatop luo palkka-aineiston automaattisesti kentän kirjauksista, joten tunteja ei tarvitse koota tai syöttää toimistolla uudelleen.
Osaavatko kuskit käyttää sovellusta? Sovellus on tehty työmaan oloihin, ja keikan, kuorman ja työmaan kirjaus onnistuu muutamalla painalluksella. Käyttöönotto tehdään yhdessä opastaen, eikä se vaadi ATK-osaamista.
Kuinka nopeasti Maatopin saa käyttöön? Käyttöönotto tehdään työn ohessa, ja ensimmäinen myyntilasku lähtee jo viikossa. Käyttöönotossa on 6 kuukauden rahat takaisin -takuu.
Haluatko nähdä, miltä lapuiton arki näyttää teidän kuskeillanne ja toimistollanne? Varaa esittely, niin näytetään se teidän töillänne.
Maatop: Vähemmän laskuttamatonta työtä - enemmän aikaa työmaihin
#maanrakennus #kuljetusala #kuormakirja #toiminnanohjaus #työmaa
