Kuun vaihde. Vihko on täynnä kuormia, vaakalaput nipussa kuminauhan alla ja Excel auki. Rivi riviltä lasketaan tonneja, kuutioita ja nouto- ja purkupaikkoja, jotta asiakas saisi laskun mukana selvityksen siitä, mistä summa koostuu.
Kuormat ajettiin jo kerran. Niitä ei pitäisi joutua ajamaan uudestaan toimistolla.
Lyhyesti: Kuormaraportti on laskun liite, joka erittelee maa-aineskuljetuksen kuormat: määrät tonneina tai kuutioina materiaaleittain, nouto- ja purkupaikat sekä tuntiajoissa ajotunnit. Kun kuljettaja kirjaa kuormat puhelimella työpäivän aikana, Maatop kokoaa kuormaraportin automaattisesti ja liittää sen laskulle. Excel-yhteenvetoja ei tarvita, ja asiakas näkee suoraan, mistä laskun summa koostuu.
Miksi laskun liitteen kokoaminen vie niin paljon aikaa?
Monessa maa-aineskuljetusyrityksessä laskutus etenee yhä samaa reittiä: kuormat ja tunnit kirjataan vihkoon, summat lasketaan Excelissä tai käsin, ja lopuksi rivit näpytellään laskutukseen.
Sama tieto käsitellään monta kertaa. Kuorma kirjataan vihkoon, siirretään Exceliin ja kirjoitetaan vielä laskulle. Jokainen välivaihe vie aikaa ja on paikka virheelle.
Tiedot ovat hajallaan. Osa löytyy kuormakirjoista, osa vaakalapuista ja osa kuljettajan muistiinpanoista. Puuttuvia tietoja jahdataan jälkikäteen puhelimella.
Laskutus kasautuu. Asiakkailtamme kuulee usein, että laskutukseen kuluu pari kolme tuntia kerrallaan ja kiireisinä aikoina jopa päivä viikossa.
Epäselvä liite viivästyttää maksua. Jos asiakas ei näe, mistä summa muodostuu, hän kysyy, ja lasku jää odottamaan selvitystä.
Kuulostaako hyvältä? Lataa esitteemme ja lue lisää!
Mitä kuormaraportissa pitää näkyä?
Hyvä kuormaraportti vastaa asiakkaan kysymyksiin ennen kuin ne esitetään. Maa-aineskuljetuksen laskun liitteessä kannattaa näkyä vähintään:
kaikki kuormat työpäivältä tai työmaalta
kokonaismäärät tonneina tai kuutioina, eriteltynä materiaaleittain
nouto- ja purkupaikkakohtaiset tiedot
tuntiajoissa ajotunnit ja kuormat kaikkine tietoineen
muut laskurivit, kuten materiaalit, konetyöt ja lisätiedot
yhteenveto, joka täsmää laskun loppusummaan
Sama periaate pätee sekä yksikköhinta-ajoon että tuntiajoon. Vain erittelyn painopiste vaihtuu kuormista tunteihin.
Miten Maatop tekee kuormaraportin automaattisesti?
Kuljettaja kirjaa kuormat työpäivän aikana
Kun kuljettaja merkitsee kuorman puhelimella, tieto tallentuu kerran ja oikeaan paikkaan. Sähköinen kuormakirja korvaa paperin, eikä vaakalappuja tarvitse kuljettaa hytistä toimistolle.
Maatop kokoaa liitteen itse
Maatop kerää automaattisesti tiedot, jotka ennen koottiin käsin kuormakirjoista, vaakalapuista ja muistiinpanoista. Kuormat, määrät, materiaalit sekä nouto- ja purkupaikat järjestyvät valmiiksi yhteenvedoksi, joka liitetään laskulle. Tietoja ei tarvitse etsiä eikä puuttuvia kirjauksia jahdata jälkikäteen.
Lasku ja liite lähtevät samalla kertaa
Maatopin laskutus muodostaa laskun suoraan kirjatuista töistä, myös verkkolaskuna, ja liite kulkee mukana. Laskut siirtyvät taloushallintoon, esimerkiksi Procountoriin, Netvisoriin, Fennoaan, Fivaldiin tai Talenomille. Laskurivien kirjoittamisesta kerrotaan lisää artikkelissa Lopeta laskurivien kirjoittelu.
Maatop on maanrakennusalalle tehty toiminnanohjausjärjestelmä, jossa kentän kirjaukset, laskutus ja raportit kulkevat samassa paikassa.
Miksi kuljettajan pitää voida keskittyä ajamiseen?
Kuormaraportti on vain niin hyvä kuin kirjaukset sen takana. Jos kuorman merkitseminen on hankalaa, se jää tekemättä, ja liitteestä puuttuu rivejä.
Siksi Maatop on kehitetty yhdessä maanrakentajien ja maa-aineskuljettajien kanssa, ja kuljettajan näkymää on yksinkertaistettu kenttäkäytön perusteella. Kuorman kirjaus onnistuu muutamalla painalluksella, ja kuljettaja voi keskittyä siihen, mikä tuo rahaa: ajamiseen.
Mitä hyötyä automaattisesta kuormaraportista on?
Laskutus nopeutuu. Kun liite kootaan automaattisesti, laskutukseen ei enää kulu iltoja eikä kiireviikkoina kokonaista päivää.
Virheet vähenevät. Tiedot tulevat suoraan työstä ilman käsin siirtämistä, joten kirjoitusvirheet ja unohtuneet kuormat vähenevät.
Asiakas näkee, mistä summa koostuu. Selkeä erittely antaa ammattimaisen kuvan ja vähentää kysymyksiä. Reklamaatioiden välttämisestä lisää artikkelissa Asiakkaat reklamoivat sekavia laskuja?
Dokumentit pysyvät tallessa. Kuormat ja liitteet löytyvät myöhemminkin samasta paikasta, eikä mitään tarvitse etsiä mapeista.
Epäselvät tiedot eivät pysäytä laskutusta. Kun kirjaus tehdään heti, laskua ei tarvitse jättää odottamaan puuttuvaa tietoa.
Käyttöönotto ei ole IT-projekti. Ensimmäinen lasku lähtee maailmalle jo viikossa, 70 % asiakkaistamme ei ole ATK-ihmisiä, ja riski on meidän: käytössä on 6 kuukauden rahat takaisin -takuu.
Usein kysyttyä kuormaraportista
Mikä on kuormaraportti? Kuormaraportti on laskun liite, joka erittelee maa-aineskuljetuksen kuormat: määrät, materiaalit, nouto- ja purkupaikat sekä tuntiajoissa ajotunnit. Sen avulla asiakas näkee, mistä laskun summa koostuu.
Mitä maa-aineskuljetuksen laskun liitteessä pitää olla? Liitteessä kannattaa näkyä kaikki kuormat päivältä tai työmaalta, kokonaismäärät tonneina tai kuutioina materiaaleittain, nouto- ja purkupaikat, tuntiajoissa ajotunnit sekä muut laskurivit, kuten materiaalit ja konetyöt.
Toimiiko automaattinen liite sekä yksikköhinta- että tuntiajoissa? Kyllä. Maatop tuottaa liitteen molemmissa: yksikköhinta-ajossa painopiste on kuormissa ja määrissä, tuntiajossa ajotunneissa ja niihin liittyvissä kuormissa.
Miten kuormaraportti vähentää reklamaatioita? Kun laskun liite erittelee jokaisen kuorman ja summa täsmää loppusummaan, asiakkaalle ei jää kysyttävää. Selkeä liite nopeuttaa myös maksua, koska laskua ei tarvitse selvitellä jälkikäteen.
Kuinka nopeasti Maatopin saa käyttöön? Käyttöönotto tehdään yhdessä työn ohessa, ja ensimmäinen myyntilasku lähtee jo viikossa. Käyttöönotossa on 6 kuukauden rahat takaisin -takuu.
Haluatko nähdä, miltä teidän kuormanne näyttävät valmiina laskun liitteenä? Varaa esittely, niin näytetään se teidän ajoillanne.
Maatop: Vähemmän laskuttamatonta työtä - enemmän aikaa työmaihin
#maanrakennus #kuljetusala #laskutus #kuormakirja #toiminnanohjaus
