Maatop mullistaa jälkilaskennan – näin säästät tunteja joka viikko
Maanrakennuksessa työt tehdään siellä missä koneet liikkuu – ei toimistolla. Kun kaivinkone käy ja työmaa elää ja tarvitsee järjestelyä ja ratkaisujen miettimistä, jää hallinnollinen puoli usein vähemmälle. Työt ja tunnit kirjataan muistiin miten sattuu, laskutusaineisto kasataan iltaisin “jos ehtii” ja jälkilaskenta tehdään ”joskus syksymmällä” Excelissä.
Monessa yrityksessä arki näyttää tältä:
tunnit vihkoissa, ruutupapereissa, tekstareissa tai sähköpostissa
lisätöitä jää laskuttamatta
Excel-jälkilaskenta vie päiviä – eikä ole koskaan ajantasalla
laskutus viivästyy tai kasaantuu
kuvat ja dokumentit ovat työntekijöiden puhelimissa tai WhatsAppissa
“Kyllä se jälkilaskenta laahaa pahasti perässä. Aika työläs siirtää Exceliin.”
“Meneehän siinä laskutuksessa neljä tuntia viikossa – eikä riitäkään.”
“Se on sellaista mutu-hommaa… kyllä tää vissiin meni OK.”
Miksi manuaalinen jälkilaskenta on niin iso ongelma?
Kun tieto on hajallaan, ongelmat kasautuvat:
1. Urakan kannattavuus selviää vasta kuukausien päästä
Excelissä jälkikäteen tehty laskelma ei kerro, missä vaiheessa kustannukset karkasivat.
2. Laskutus myöhästyy ja kassavirta nykii
Jos tunnit tulevat viikon-parin viiveellä, niin laskut eivät voi lähteä ajallaan.
3. Lisätöitä jää laskuttamatta
Yksi ruutupaperin nurkka tai WhatsApp-viesti, joka hukkuu – ja se on pois yrittäjän omasta taskusta.
4. Dokumentointi on hajanainen
Kuvat ovat puhelimissa, dokumentit tilaajalla ja työmaapäiväkirja “jos muistaa tehdä”.
Maatopilla jälkilaskenta muuttuu heti
Kun kirjaukset tehdään työmaalla heti päivän päätteeksi puhelimella ja tiedot siirtyvät automaattisesti eteenpäin, hallinnollinen kaaos loppuu kuin seinään.
1. Tunnit kirjautuvat työmaalta automaattisesti
Ei vihkoja, ei sähköposteja, ei arvuuttelua.
Työntekijät leimaavat tunnit sekä koneen millä tekivät helpolla tavalla. Työtunnit ja valokuvat merkataan joka työmaalle erikseen vaivattomasti.
Toimistolla nähdään reaaliaikaisesti missä mennään – ilman soittoja ja selvittelyä.
2. Jälkilaskenta syntyy itsestään
Urakan toteutuneet tunnit, koneet, materiaalit ja kulut päivittyvät automaattisesti järjestelmään.
Urakoitsija, joka aiemmin “arvasi” kannattavuuden, sanoi myöhemmin: “Olisi aika kiva jos kaikki näkyisi yhdessä paikassa.”
– Ja nykyään se näkyy.
3. Laskutusaineisto muodostuu nappia painamalla
Tunnit → laskutusaineisto → lasku.
Ei enää:
käsinkirjoitettuja tunteja
muistiinpanojen tulkintaa
viivettä, koska työntekijä “ei ehtinyt lähettää tunteja”
4. Dokumentointi pysyy tallessa – eikä WhatsApp ole enää arkisto
Kuvat ja dokumentit tallentuvat työmaapäiväkirjaan automaattisesti.
“Jokaisen puhelimessa on jotain kuvia”- tuskailu muuttuu tarpeettomaksi - Maatopissa kaikki löytyy yhdestä paikasta.
Miltä urakoitsijan arki tuntuu Maatopin käyttöönoton jälkeen?
· Laskutus lähtee viiveettä
Kun laskuttamisen aloittaminen ei tunnu ylivoimaiselta, laskutuksen tekee mielellään useammin. Kassavirta paranee ja työ saatetaan laskuttaa jo saman viikon aikana.
· Urakan kannattavuus tiedossa jo työn aikana
Ei enää Excel-rumbaa työmaan päätyttyä tai kauden päätyttyä.
· Vähemmän virheitä ja unohtuneita lisätöitä
Kun tunnit ja työt kirjataan heti, mikään ei jää pois laskuilta.
· Yksi työkalu koko arkeen
Ei enää useita sovelluksia, Exceleitä ja muistilappuja – kaikki kulkee mukana.
